Ska vi twittra eller fejja?

Vi lever i en väldigt snabb och social värld.
Det finns en mängd sociala medier man kan befinna sig i.

Då och då kommer det statistik om användandet av internet och sociala medier.
En finns här:


https://www.iis.se/docs/SOI2014.pdf

Då och då blir det också diskussioner i olika forum(och fikarum) om man ska vara på sociala medier eller inte.
Vad ska man dela med sig av och inte.
Det blir lätt för och emot.
Det pågår nu också en "debatt" om kända föräldrar ska dela med sig av sina privatliv och bilder på familjemedlemmar eller inte.

Hur är det när man driver företag?
Ska man som företag finnas på Facebook och twitter? Ger det något?
Ska man finnas på LinkedIn och Facebook?
Vi tycker inte att det finns ett klart svar på det.

Som med så mycket annat bör man tänka igenom det innan.
Den viktigaste frågan man bör ställa sig är -varför? Vad är syftet?
Vad vill vi ska hända och vem ska ha den arbetsuppgiften? Vad ska vi tex twittra om? och när?
Att bara dra igång konton och sen köra, blir sällan bra. Det blir för otydligt.
Det krävs lite förarbete.
LinkedIn tycker vi dock att man ska vara med på. Det är ett utmärkt forum att hålla kontakt med olika nätverk och personer.
Det går snabbt i dagens samhälle och det är inte så ofta en person sitter på samma befattning i samma företag i 15 år.
Det rör på sig. Och då är det jättebra att ha koll via LinkedIn vart folk tar vägen. Vilka kontakter de har och hur man kan hjälpa varandra.
Det är också lätt att hitta personer om man behöver hitta en speciell kompetens eller leverantör.
Att se vilka som är kopplade till varandra är också bra.
Ibland vill man få kontakt med en speciell person, som man inte känner, men vill erbjuda något eller ingå samarbete med.
När man då ser vilka gemensamma kontakter man har, kan man lätt fråga kontakten om hjälp att bli presenterad eller att få tillgång till den person man vill komma i kontakt med.
Det blir en så kallad "varm" kontakt.
Ibland är det enda sättet att komma förbi en växel eller en assistent.
Sen är rätt praktiskt också. I stället för att samla visitkort lägger man till varandra och har sen visitkortet "digitalt".

Men om vi återgår till andra kanaler då.
Det beror oerhört mycket på bransch om man ska finnas "överallt"..

Har man tex en inredningsbutik är ju instagram ett bra forum. Det är lätt att fotografera produkter och lägga ut. Det är lätt att hitta sitt flöde och få rätt följare.
Facebook fungerar ju likadant.
Där kan man även kommunicera med sina kunder på ett bra sätt. Kanske ha det som ett forum för förbättringsförslag och kundklagomål.
Men- då är det oerhört viktigt att någon sköter den uppgiften. Kunden behöver få svara fort vid klagomål.
Så, en policy och klara rutiner för det bör finnas.

Twitter, fungerar också bra som informationskanal. Hitta man rätt flöde där så ser man information innan det ens nått medierna.
Återigen. Vad är syftet? Vilka ska man följa och vilka vill man nå ut till? Och med vilket budskap.
Blogga då? Ja, har man någon som gillar det och om det finns något att skriva om, så varför inte?
Bloggar är lite mer eftertänksamma. Det är inte lika snabba flöden och uppdateringar.
Det finns chans att utveckla tankar om frågor.
Men, alla dessa kanaler bör någon ha på sitt ansvar. Både så att de inte glöms bort men också så att det är rätt saker som når ut.

Sen ska tilläggas att vi inte är experter på ämnet! Det finns garanterat kommunikatörer som tycker helt annorlunda.

För ett alldeles nytt företag, som inte har någon marknadsföringsbudget, är det jättebra med alla gratiskanaler där det går att få ut sitt budskap och nöta in sitt varumärke i.
Både företagets och sitt personliga varumärke.
Då kan det vara bra att finnas "överallt". Det har vi själva upplevt när vi träffat folk på olika mingel och presenterat oss och personer sagt "ja - er logga har jag sett i ett flöde"..

När det gäller privat bruk av samma kanaler, så bör det vara just det. Privat. Det bör varje människa få bestämma själv.
Men att ha tänkt igenom det även där är ju att föredra. Vad vill man dela med sig av?
Vad vill man att en framtida arbetsgivare ska se om den googlar fram ens profil?
Kan man stå för det man lägger ut?
Det finns en ganska stor kritik mot just Facebook, men det man inte får glömma bort, är att det är ett utmärkt forum för många som inte kan ta sig ut i det "vanliga" sociala livet.
Många ensamma människor har hittat ett sammanhang i olika grupper på Facebook.
Låsta grupper, där man kan lufta sina tankar och få nya vänner.
Det är oerhört värdefullt.
Även att kunna hålla kontakt med familj, vänner och bekanta som bor i andra delar av världen är oerhört viktigt för många.


Men -man måste ingenting. Man behöver inte göra det som alla andra gör.
Som företag är det viktigt att hitta sin egen väg. Det kanske fungerar utmärkt att göra precis tvärtom?
Och man ska inte överskatta effekten.
Man lär inte öka försäljningen med 90% för att man finns på twitter.
Men, ibland kan man gör saker bara för att det är roligt.
Även som företagare!

Vilken löpsedel vill ni att ert varumärke är inblandad i?

Det var en sorgens dag, igår.
Både för de anhöriga till de omkomna i arbetsplatsolyckan vid Värtahamnen, men även ur en Arbetsmiljösynpunkt.
Det är chockerande att folk dör på sina arbetsplatser i I -landet Sverige, år 2014.
Men är det förvånande?
Nej.
Vi som jobbar med arbetsmiljö eller är intresserade av arbetsmiljöfrågor är inte förvånade.

Det känns som att vi gått bakåt i arbetsmiljöfrågorna senaste åren.
Intresset är sisådär. Inte så högt.
Jag har mer än en gång nämnt ordet arbetsmiljö och både chefer och företagare har suckat lite lätt och svävat iväg med blicken.
Det är ju så tråkigt. Och det är så oviktigt. När det finns "riktiga" frågor att ägna sig åt.
Som försäljning.
Utveckling.
Kickoffer.
Marknadsföring.
Eller ytterligare en konferensresa.

Och -dessa frågor är viktiga. Men inte på bekostnad av arbetsmiljön.
Om man la hälften av de pengar man gör på alla poster ovan, så skulle man kunna ha full koll på sin arbetsmiljö.
Att företag är fullt beredda att certifiera sig i Miljö, dvs ISO 14001, men inte ens vill beröra SAM, dvs systematisk arbetsmiljö, är för mig helt otroligt.
Naturligtvis, är miljön viktig att jobba med och ha koll på sina miljökonsekvenser. Men, att inte vara intresserad av sin arbetsmiljö och att ha en bra arbetsmiljö för sina anställda, det är mest sorgligt.

Alla jagar pengar. Vinst. Det ska gå fort och bli så billigt som möjligt. Det säger sig själv att det inte blir bra.
Fort och fel, blir det nog mer.
Som en person berättade i media idag. "Har bara alla hjälmar, skyddsglasögon, selar och skyddsskor så tror man att allt är lugnt"
Men de riktigt stora säkerhetsriskerna som de pressade underleverantörerna tar, blundar man för.

Det är svårt för underleverantörer att stå sig i konkurrensen och samtidigt följa säkerhetsregler.

"Du har en minimal risk att bli upptäckt om du struntar i reglerna, och vitet du eventuellt får kan vara värt det. Man tar medvetet större risker." säger en Chef på ett bygge.

"Vi ska betala bra löner för gubbarna och se till att de inte tar onödiga risker. Men samtidigt förlorar man jobb på det. "Det här kan andra göra mycket billigare", får man höra"
De som struntar i säkerheten, kan göra jobbet billigare.
Så den arbetsgivare som tänker på sina anställda och tänker på säkerheten, bestraffas!

Är det så vi vill ha det?

Ska vi inte premiera de som bryr sig om sina anställda? Som har en bra arbetsmiljö, som håller en hög kvalitet?

Eller ska vi bara gå på det som är billigt?
Vi har alla ett stort ansvar, att säga ifrån när det är uppenbart att saker inte är säkra och vettiga.
Vi har ett ansvar att försöka förändra den väg som vi verkar vara inne på nu.

MEN, alla som finns högt upp i organisationerna, som har både mandat och befogenhet att faktiskt bestämma, måste vara först ut!

För, jag vet, att skyddsombud och fackföreningsrepresentanter som har försökt säga ifrån (dock inte i detta tragiska fall, där känner jag bara till det som står i media.) blivit väldigt obekväma.
De har inte känt sig direkt uppskattade för sitt arbete.

Det finns till och med de som helt plötsligt inte haft jobb, efter en skyddsrond med uppmärksammande av risker.

Dessa har naturligtvis inte varit anställda i svenska bolag. Utan varit underleverantörer.

Man vill gärna behålla sitt jobb, så man låter bli att uppmärksamma brister.

Det är ingen som tvivlar på att det rullar stora pengar i stora byggprojekt och att varje dag av förseningar gör att det rinner ut ännu mer pengar.

Men, är det värt att folk dör? Att en hustru eller man inte får hem sin respektive? Att barn mister sina föräldrar?

Att kollegor behöver se sina kompisar dö?

Varför vänta tills det händer något tragiskt? Varför vänta tills man ser sitt varumärke på alla löpsedlar?

Hur skulle det vara om löpsedlarna i stället handlade om att "ingen på denna arbetsplats ska behöva riskera livet, för vi bryr oss, på riktigt!"

Vem vänder du dig till i förtroende?

Såhär i mörkaste perioden av året, kan livet kännas tungt.
Affärerna kan kännas tröga.
Det är svårt att hitta motivation. Det kan vara svårt att som chef lyfta alla andra till att hitta sin motivation.
För det är ju det som förväntas av en.
Hur gör du då?

Privat, har man kanske en partner i någon form. Eller nära vän. Eller kanske ett helt gäng som träffas på AW och peppar varandra.
Som man kan anförtro sig åt. Bolla tankar. Reflektera.

Men hur är det på jobbet?
Det kan vara oerhört ensamt "på toppen".
Om man är högst upp, har man en massa befogenheter, men också en massa ansvar. 
Yrkeslivet kan vara en kamp. Ibland om makten.
Vill man göra karriär är det inte säkert att man kan anförtro sig till kollegor.
Det är inte alltid lätt att visa sig svag. Eller någon form av svaghet alls.
Att erkänna för någon annan i organisationen att man är osäker, rädd eller bara superstressad är inte lätt.
Om man är VD, försäljningschef, ekonomichef, HR chef kan det kännas oerhört ensamt.
När det är tungt, vem vänder man sig till då?
Ibland kan man man liksom känna, att man omger sig med idioter. Men, det säger man inte högt.
Det tänker man bara.

Har du någon du kan vända dig till i förtroende? Där du vet att det som sägs i rummet stannar i rummet? Även när du kallar någon idiot?
Har du en mentor? Som inte är till för att lösa problemen, men som är bra på att lyssna.

Det är väldigt modernt att ha en coach. I alla situationer. Det finns liksom coacher för alla yrken, alla lägen och alla dygnets timmar om man så vill.
Men, det kan kännas läskigt.
"Ska jag analyseras nu?"... Man kanske inte behöver coachas. Man kanske inte behöver få handfasta råd.
Man kanske bara behöver "pysa" lite.
Bara prata av sig, utan att det leder till några konsekvenser alls.

Hur skulle det kännas??

Hur vill jag bli bemött när något gått fel?

Alla är vi då och då i den situationen där vi behöver ge en kund ett negativt besked eller informera om att något gått fel i leveransen eller med produkten.
Det är inte kul.
Man kan våndas ganska länge över det.
Till på köpet om man blir budbäraren för något som man egentligen inte är orsak till. Problemet eller misstaget kanske beror på fabriken, underleverantören eller någon på en annan avdelning som inte gjort det den ska.
Men, kunden behöver få besked och det blir ditt uppdrag.

Där och då kan man känna sig otroligt pressad. Man kanske är underbemannad, stressad, irriterad och detta besked är bara ett av ett otaliga problem som landat på ditt bord.
Det ska göras. Snabbt, utan större åtanke.
I de läget kommer det att höras, redan på rösten, att det du tänker på är din stress och det som är ditt behov. Att bli av med problemet.

För dig är det här ett ärende i högen.
Men, för kunden är inte läget det samma.

Den kunden kanske har köpt EN produkt av er. Eller en tjänst. Om det inte fungerar är det otroligt viktigt att kundens behov styr.
I alla fall om man vill behålla kunden. Om man vill att den, trots bekymmer ska återkomma och till och med rekommendera er produkt eller ert företag till andra.
För det blir problem ibland. Saker händer.
Det finns förståelse för det om man sköter det på rätt sätt.
Man kan ge oerhört svåra besked om man bara stannar upp, andas och tänker sig in i kunden skor för en stund.

Den här händelsen kanske påverkar kunden jättemycket. Det kanske är en produkt kunden väntat på ganska länge.
Det kan vara så att kunden inte kommer vidare i sin produktion, innan den fått ny produkt eller en annan tjänst.
Man får utgå ifrån att kunden inte alls vill vara en i raden eller en i högen.
Den kund du ringer behöver känna sig förstådd och unik.

Det viktigaste som finns när man ringer med ett negativt besked eller till en kund som redan är upprörd är att vara ärlig.
Säg som det är.
Och berätta att du är genuint ledsen för det inträffade. Eller för det som inte har inträffat.
Man kan inte återkoppla nog mycket till en missnöjd kund.
Ibland kan det till och med vara en bra idé att återkoppla även om man inte har ett svar.
För om en kund väntar på ett svar och inte får något, då är det dubbelt så svårt att ge ett negativt besked om och när det väl kommer.
Att höra av sig och meddela att man inte har ett besked, men att man jobbar på det och vill att kunden ska veta att man inte glömt ärendet, kan vara skillnad mellan en lite lätt missnöjd kund och ren katastrof.

Att förstå kunden, sätta sig in i dennes situation och ge den tid, den tid som du kanske inte har, belönar sig ofta i längden.
Att lägga en stund på att lyssna och genuint vara intresserad, kan göra livet betydligt lättare framöver.

Om man lyckas vända en missnöjd kund, brukar man få en otroligt bra ambassadör för ens företag.
För en kund som fått fel produkt, en trasig produkt eller ett negativt besked, kommer ändå att prata gott om ditt företag, om bemötandet har varit bra och kunden känner att man försökt sätta sig in i kundens situation. Genuint förstått kundens behov.

Frågan man bör ställa sig är "hur skulle jag vilja bli bemött om jag stod i kundens skor". Då kommer man långt.

Varför är det viktigt att definiera Ägardirektiven?

Varför driver du företag?
Den frågan är bra att ställa sig lite då och då, när man är egenföretagare.

Frågan kommer naturligt när det är dags att skriva de ägardirektiv som vi anser att man behöver ha.
Direktiven är framförallt viktiga om man är flera ägare, men det kan vara nog så nyttigt att definiera dem även om man är ensam ägare.
Att sätta sig i lugn och ro så snart man kan, efter att man dragit igång en verksamhet är absolut bäst.
När alla är sams och har en klar vision på vad man vill och vart man vill.

Vi har varit med om att hjälpa till att sätta ägardirektiv efter att det uppstått problem. Problem som dykt upp på grund av att det ifrån start inte fanns några klara direktiv.
Att jobba fram ägardirektiv om ägarna är oense och kanske till och med lite arga, blir mer parterapi.
Det klassiska misstaget man gör som ägare när man inte skriver direktiv är att man tror att man är överens.
Man tror att alla vet vad som förväntas och vad som är viktigt.
Men, när man väl definierar direktiven och dokumenterar dem, brukar det visa sig att förväntningarna kan vara väldigt olika.
Vad vill alla med företaget?
Varför drar vi igång?
Vad ska vi syssla med?
Vad ska vi inte göra?
Och - hur gör vi om någon av ägarna vill hopp av?

Det är svårt att tänka sig när man drar igång ett bolag och en verksamhet, när alla är fulla av idéer och energi, att saker kan hända på vägen.
Delägare kan tröttna. Förutsättningar kan förändras.

Att ställa sig frågorna:
"Varför är du företagare?"
"Vilka mål har DU som företagsägare?" och "Vad brinner du för som företagsägare" är oerhört viktiga.
De är det första frågorna som gås igenom, om man går en kurs hos Styrelseakademin, för att sätta ägardirektiven.
Och det är oerhört viktigt!

Inte vilka mål företaget har eller vilken mission företaget har.
- Utan DU som företagare!
Det är oerhörd skillnad på varför du jobbar med det du gör I företaget och varför du ÄR företagare.
Har man inte detta fullt klart för sig kan det bli problem.
För, företaget är som en bebis, som man bör sköta om 24/7. Som alltid kommer först.
Det går att jämföras med ha barn. Man kanske vill ha barn omkring sig, men man vill inte vara förälder.
Man kanske älskar barn och vill jobba med barn, men förälder vill man inte vara.

Man kanske vill måla, snickra, jobba med blommor eller sälja en cool produkt. - Men, man vill inte driva företag.
Det är lätt att tänka att eftersom själva jobbet är roligt och är det man brinner för, så ska man vara egenföretagare.
Men där kan det bli problem. Om man inte brinner för själva företagandet, blir det tungt att driva företag.

Så, innan du startar ett bolag -definiera dina Ägardirektiv.
Under tiden du driver företag  ställ dig frågan, lite då och då. - Varför vill jag vara företagsägare?

Vad vill ni att personer ska säga när ett helt tåg lyssnar?

För ett tag sedan, fick vi höra av en bekant som varit på ledarskapskurs, att deltagarna hade fått tänka igenom sin begravning.
Lite makabert, kan tyckas, när man först hör talas om det.
Men, efter att ha fått höra syftet med övningen, så är tanken inte alls dum.

Hur vill man bli ihågkommen på sin begravning? Vad vill man att folk ska säga?
Tex barnen. Hur vill man att barnen ska minnas mig som förälder?
Hur vill jag att familj, vänner och bekanta ska minnas mig? Vad vill jag att de ska säga, när jag har lagt hatten på hyllan?
Hur vill man som chef och/ eller arbetsgivare att kollegor och anställda ska minnas en?

Men det är inte bara vid sådana dramatiska händelser man kan behöver tänka igenom liknande frågor.

Som arbetsgivare/chef - vad vill jag att anställda som slutar hos oss ska känna? Vad ska dom säga till andra?
Ska dom referera till att det är en av de bästa jobb man haft eller ska man som arbetsgivare behöva oroa sig över vad som sägs?

Vi brukar prata om den externa kommunikationen är mer än bara marknadsföring och kundbearbetning.
Man behöver vara medveten om att även det som de anställda säger är extern kommunikation.
Och det som de anställda eller fd anställda säger kan ha en enorm genomslagskraft. Hur bra marknadsföring man än har. 

Denna fråga slår mig nästan alltid  när jag åker tåg.
Alla har mobiler.
Många pratar i dem. Högt.
Och många är de som beklagar sig över sin dumma arbetsgivare, eller korkade kollegor.
För inte alltför länge sedan, satt jag bredvid en person som under ca en halvtimme konstant pratade illa om sin arbetsplats.

Och det är ju så att det finns personer som aldrig blir riktigt nöja. Hur bra man än har det.
Men ändå.
Det är så ofta man hör inte bara via mobiler utan även av fysiska personer, just på kommunala färdmedel att man är missnöjd med sin arbetsgivare.
Och det är lite tragiskt att dessa personer som spyr ut sitt missnöje bevisligen inte har ett internt forum att lämna kritiken till.
Som arbetsgivare bör man ha klara policys och processer för detta, så att kritiken når rätt personer i ställer för ett fullt pendeltåg.

Så -om man inte vill tänka på sin begravning eller när personer har lämnat företaget, så kanske man ska ställa sig frågan.
"När någon av mina anställda sitter på tåget och pratar om mig som chef och vår arbetsplats - vad vill jag att personen ska säga??"

Norsk forskning om stress.

"Motstridiga krav från chefer och kunder är en riskfaktor för att utveckla ångest och depression. Det visar en ny norsk studie."
Så skriver Prevent på sin hemsida.
En ny forskning som visar att motstridiga krav är en stor stressfaktor.

Det är inget nytt för oss. Vi har tjatat om det ganska länge. Både här på bloggen och när vi träffar företagare och chefer.
Om man varje dag behöver undra, vilka krav som ställs, vad som förväntas och vilka ramar man ska hålla sig inom, går enormt mycket energi till just de undringarna.
Jobba, kanske man inte riktigt hinner och orkar.

Om man får en delegering eller ett direktiv, som sen visar sig inte riktigt gälla, då blir det förvirrat och ångestladdat.
Om man lagt ner tid på en uppgift som det sen visare sig att någon annan också lagt tid på eller som kanske till och med visar sig inte ens behöva göras, då är det inte konstigt om stressymptomen dyker  upp.

Tydliga delegeringar, tydliga ramar och tydliga rollfördelningar, det är också arbetsmiljö!
Man tror lätt att Systematiskt Arbetsmiljöarbetet, det är bara riskbedömningar för klämskador eller halkrisker, ergonomi och ljudanpassning.
Och att man har koll på mobbning och trakasserier.
Om allt det funkar, då behöver man inte göra mer. Varför är folk då stressade?

Men det som nämndes ovan är minst lika viktigt. Det är till och med så att om rollfördelningen är tydlig, så motverkar det även mobbning.
Om alla vet vad som förväntas, vilka kraven är och vem som ska utföra vad, då behöver man inte utföra någon som helst maktkamp och det är lättare att vara generös och inkännande.

Hur gör man då?
Jo, man börjar med att ta fram ett organisationschema och skriva tydliga befattningsbeskrivningar till alla befattningar som finns i det schemat.
Tydliga ramar för alla.

Om man sedan också tydliggör det kundkrav som finns kommer man ännu längre.
Och när det gäller kundkrav, ska man inte anta och tro vad kunden vill. Man behöver fråga vad kundens krav verkligen är.
Då kan man koppla kundens krav till de tydliga rollfördelningar som finns.

Vips, så är en stor del av de stressfaktorer som gör alla sjuka borta!

Måste man omorganisera?

Häromdagen fick vi en fråga.
Måste man omorganisera med jämna mellanrum?

Vårt svar på det är kort och gott, nej.
Men det känns som att det är lite på modet att omorganisera titt som tätt.
Man ska göra det.
Ingen ifrågasätter det beslutet.
Och visst, utvecklas behöver man både som människor och som organisation. Det händer saker som gör att man behöver omorganisera.
Personer slutar, personer kommer, intäkter ökar och intäkter sjunker, kunder kommer och kunder går.
Ibland är man tvungen att omorganisera för att kunna fortsätta att vara effektiva och vinstdrivande.

Men.
Känslan vi får är att det ofta sker en förändring, när det finns problem i en organisation eller på en avdelning, som ingen vill eller orkar ta i.
I stället för att ta tag i problemet, lyfta frågan och jobba med befintligt grupp, så smiter man ifrån ansvaret.
Det är jobbigt att "ta" i mobbning tex. Eller personer som inte är så medgörliga. Det är jobbigt med ifrågasättande och kritik.
Men, jobbar man med gruppen på rätt sätt, så kan det bli en riktigt bra grupp/ avdelning/företag.
Och då har man sparat stora pengar på att _inte_ omorganisera.

Sen har vi den andra orsaken till en omorganisation.
Företaget anställer en ny VD.
Och det gör företag ganska ofta. Medellivslängden på en VD i dag är ca 2,5-3 år. Sen byts dom ut.
Denna kortsiktighet ifrån ägare och styrelser gör att VD:er lever ett osäkert liv.
Man ska hinna visa sin kompetens under väldigt kort tid.
Visa resultat.
Få saker gjorda.
Så, när man kommer som ny chef, börjar man med att rensa ut och sätta sin egen prägel.
En organisation som funnits ett antal år, säg 15, hinner med en hel del nya VD:er och omorganisationer.
Nu är det kanske inte så vanligt att man jobbar på samma företag i 15 år, men säg att man jobbar i 10, då hinner man med ca 4 omorganisationer.

Enligt FIRO tar det ett tag att få ihop en grupp. Man behöver hitta gemenskapen, rollerna, tryggheten och lita på de man jobbar nära.
Om man hela tiden bryter upp en grupp, en avdelning och ett företag, så börjar alla om i denna FIRO cirkel.
Hela tiden.
Man måste hela tiden söka sin tillhörighet och sina roller.
Man känner sig aldrig trygg och får aldrig arbetsro.
Och man behöver inte vara hjärnforskare för att förstå att man inte är speciellt effektiv om man måste lägga ner en massa energi på att försäkra sig om att man hör till gruppen.

För ett tag sedan träffade vi en avdelningchef på ett stort, globalt företag.
De har flera tusentals anställda över hela jorden och han hade några hundra under sig.
Vi pratade om ledarskap och hur man kan leda och coacha sina anställda att bli framgångsrika.

Han berättade att de under hans tid på företaget fått flera nya VD:er och alla ha haft samma strategi.
När det tillträtt hade dom direkt avskedat ett antal personer.
" Dom har satt sig i respekt genom att avskeda folk utan större orsak och visat att ingen sitter helt säkert".
Han pausade en stund och sa "de har satt skräck i personalen och varit mycket framgångsrika" och lät ganska imponerad.

Vi behöver knappast berätta att VI inte håller med om det sättet att bedriva verksamhet.
Frågor vi direkt lyfte var:
Hur kan man tro, att personer som är oroliga över sina jobb, ska vara effektiva?
Hur kan man tro, att rädda personer kan utföra sina jobb bra?
Rädda och otrygga människor är farliga.
Ja, rädda och otrygga varelser är farliga. Ingen skulle få för sig att se till att en hund är rädd och otrygg.
Alla vet att det är då den garanterat bits!
 Otrygg och rädda människor i en organisation ser bara till sig själva. Det är då det blir maktkamp och mobbning.

Vill man som ny chef bli framgångsrik hos de anställda, bör man börja i andra änden och se till att det är trygga och litar på att inte bli uppsagda det första chefen gör.
Men - det krävs att man tänker lite mer långsiktigt än ett kvartal i taget.

I dagens värld, är det ett problem att alla tänker kortsiktigt och ganska egoistiskt.
Den VD som vet att den har max 3 år på sig, lägger inte ner energi på arbetsmiljö och trivsel.
Han/ Hon vill vara kvar alla sina 3 år för att hinna betala av sina egna personliga huslån och kanske även få en bonus.
Då hamnar arbetsmiljö, som inte är lika lätt att mäta i siffror som en försäljningsökning eller kostnadsminskning (ex. personalkostnader) mycket långt ner på agendan.

Vem är ansvarig för att vända detta kortsiktiga tänkande?
Ägare och styrelser.
VD:er och chefer.
 VI. Alla!
För i slutändan är det enda som verkligen betyder något, relationer. Kärlek. Omtänksamhet.

Det är få som ligger på sin dödsbädd och säger "oj, jag borde ha jobbat mer, jag borde ha gett fler sparken, jag borde ha tjänat ännu mer pengar".
De flesta tänker på de relationer man inte fått eller kunnat hålla liv i.
Den kärlek man önskar att man haft.

Vågar du se? Vågar du fråga?

Det tidigare inlägget, där vi skrev om mobbning har fått gehör, främst på Twitter.
Det är bra.
Frågan behöver lyftas, problemen behöver diskuteras och alla behöver bli medvetna om hur vanligt det är.
Många tror att det bara är barn som mobbas. Men det sker varje dag, på arbetsplatser. I alla led, i alla branscher och i alla åldrar.
Ibland kan det vara svårt att veta vad mobbning är. "har du ingen humor" kan det heta.
"jag har aldrig sagt något illa om personen" kan det också heta. Men det är inte alltid vad man säger, utan hur man säger det. Eller vad man inte säger.
Utfrysning kan vara långt värre än att det som sägs.

Ibland kan det även vara svårt att definiera vad som är skvaller.
Där kan varje enskild människa göra mycket, genom att inte falla i skvallerfällan.
Genom att tänka "skulle jag säga såhär om personen stod bredvid mig" så vet man om det är ok eller inte.
Och genom att be personen som skvallrar att inte komma till dig med skvallret utan ta det direkt med den berörde, kan man motarbeta det ganska effektivt.

Som chef och arbetsgivare bör man lyssna på den som anser sig bli mobbad eller trakasserad.
Det är chefens skyldighet. (förbannade skyldighet till och med.)
För den känslan, kan man inte ifrågasätta. Även om alla andra inblandade nekar, så bör man ta det på allvar.
För något har skett. Man bör fråga sig vad som hänt.
Det är bättre att gå till botten med den känslan och hitta att det är något annat, än att inte låtsas om det.
Tyvärr, så är mörkertalet stort. Det sker, men man pratar inte om det.
Man ser, men man lägger sig inte i.

För, att lägga sig i och uppmärksamma mobbning eller trakasserier av någon form, kräver mod.
Man behöver vara modig och säker på sin egen förmåga för att våga kliva fram och säga ifrån.
Våga ifrågasätta. Våga vara jobbig.
Är man chef i någon form är det lättare att lyfta frågan, i alla fall om det är bland kollegor som är lägre ner i organisationen.
Att ifrågasätta en VD eller ägare, är inte alls lätt, inte ens för en chef.
Man kan ha ganska mycket att riskera om man säger ifrån. Man kanske blir behandlad lika illa själv.
Det kanske uteblir lönehöjningar eller andra förmåner.
Man kanske hamnar utanför. Man riskerar att behöva byta jobb.

Det man ska veta är att det alltid är arbetsgivarens ansvar. Men om arbetsgivaren inte får veta vad som händer är det svår att agera.
Finns det en företagshälsovård, ska man vända sig dit.
De har erfarenhet och kan upplysa arbetsgivaren om läget, utan att avslöja vem som påpekat problemen.

Vi brukar säga att "Troll spricker i solen." Det vi menar med det är att allt det man inte pratar om blir stort och läskigt.
Det kan vara familjehemligheter, barn som far illa, vuxna som far illa.
Alla vet det, alla ser det, men ingen är ärlig och säger som det är.
Problemet kan hinna bli gigantiskt. Lidandet hinner bli stort. Livet kan bli förstört för den enskilde.

Om man i stället säger som det är. "Det är inte ok att prata till en kollega på det här viset"
"Det är inte ok, att utesluta någon"
"Det är inte ok för mig, att alla inte får samma information"
"Det känns inte bra för mig".
Eller helt enkelt "vad håller du på med?"
Då har man lyft frågan, dragit fram Trollet i solen och visat att man vet, hör och förstår.
Det gör att livet för mobbaren blir betydligt mer bekymmersamt, vilket kan räcka för att få personen att tänka till.
Att fråga den man tror och tycker är utsatt "hur mår du?" kan göra stor skillnad för den drabbade.

Ofta, behövs det så lite för att bryta ett negativt mönster. Att fråga "hur menar du nu?" eller "vad menar du med det?" kan räcka.
Att be om att få ett möte med chefen och lyfta frågan. "Hur jobbar vi med arbetsmiljön? Det känns inte bra i gruppen."
Arbetsmiljö är så mycket mer än klämrisker, halkrisken och ergonomi.
Som chef kan det vara obehagligt att erkänna att det finns problem och att man inte klarar av det.
Man vill inte erkänna till styrelser eller/ och ägare att man har problem.
Det kan kännas som ett personligt nederlag att erkänna att man inte har den kompetensen.
Med ett systematiskt arbetsmiljöarbete får man verktygen, men det krävs ändå mod.

Det man också ska komma ihåg är att den som mobbar inte heller mår bra. Det finns en orsak till att den ser till att någon annan mår dåligt. Sämre än sig själv.
Det ursäktar inte, men det är en parameter.
En person som är självsäker, har bra självkänsla, mår bra och inte känner sig hotad, mobbar sällan någon.
Därför är det så viktig anser vi, att man har ett tätt organisationschema så att man undviker att få informella ledare.
Dessa ledare har ingen tydlig delegering och ansvar, eftersom de är informella och kanske till och med utsedda av sig själva. Då kan alla andra bli ett hot.
Man är osäker på sin egen roll för att den inte är tydlig och uttalad.
Där har har chefer ett oerhört ansvar att definiera vem som leder en grupp. För, en ledare i någon form dyker alltid upp i en grupp vare sig man vill eller inte.
Då är det så mycket bättre om det är tydligt och klart vem den är och vilket ansvar den har.

Man kanske inte vill gå till chefen/ arbetsgivaren. Man kanske inte vågar prata med den mobbade för att man inte vet vad man ska säga.
Då kan man i stället vända sig till mobbaren och fråga "hur är det? Hur mår du? Jag ser att du ofta ger dig på kollegan, på ett sätt som inte känns bra, hur kommer det sig?"

Frågan är: Vågar du fråga????

Hur fungerar delegeringarna?

Den här bilden, visar vi ofta när vi träffar kunder. Det beskriver bra hur vi tänker, kring tid och tidsbesparing.

Vad menar vi med bilden?
Jo, flera saker.
Tex är det otroligt lätt hänt, att man vid delegeringar eller instruktioner känner att man inte har tid att vänta på att uppgiften blir utförd långsamt, utan man gör dem själv.
Har man ett stort kontrollbehov, är det oerhört lätt att man i stället för att vänta på att en anställd tar lite tid på sig, helt enkelt tar över.
Till om en kund väntar på att få hjälp eller information.
På det viset blir uppgiften gjord och kunden glad. Men, man har bundit ris för sin egen rygg.
Och får en osäker medarbetare.

Nästa gång samma uppgift dyker upp, kan den anställda inte utföra den utan behöver hjälp, igen.
Så, i stället för att instruera ordentligt och även dokumentera uppgiften i en instruktion eller rutin, första gången situationen uppstod, behöver man nu lämna det man själv jobbar med, för att hjälpa till, igen.
Det perfekta tillfället att visa uppgiften kommer sällan.
Det är lika bra att se till att introduktionen och instruktionen görs ordentligt från start.
Då fungerar delegeringarna och stressen blir mindre, både för dig som chef och för den anställde, som har tryggheten i att själv kunna läsa sig till hur man gör, i stället för att behöva fråga om hjälp och känna hur irriterad stämningen blir.

Vi menar också, att man bör ta sig tid att göra uppgifter bra, med hög kvalitet, när man utför sitt jobb.
Slarvar man, måste man alltför ofta göra om dem, vilket tar tid.
När man blir stressad ligger det i dess natur att försöka göra saker snabbt. Fort och fel, är ett talesätt som stämmer bra.
I stället för att ta det lite lugnare och bara behöva utföra uppgiften en gång, behöver man göra det igen eller rätta till fel.

Det är ett misstag man som förälder ofta gör, framförallt stressiga morgnar!
Man hjälper barnen med skor och vantar, för att det går fortare så.
Sen får man göra det varje morgon i stället för att vänta och låta barnet lära sig, även om det gör att man måste stå och vänta de första gångerna.

Så hur fungerar dina delegeringar?
Utförs uppgifterna eller får du återkommande frågor, som gör att du måste avbryta det du gör?
Är det dags att införa ordentliga introduktioner och instruktioner?
Eller, vill du göra allt du gör, två gånger??

Vågar du säga ifrån och förändra någons liv?

Häromdagen träffade jag en pedagog som jobbar med förskoleklasser.
Jag frågade hur det kom sig att hon jobbar med det hon gör.
Hon berättade att hon bestämt sig, när hon gick i femman, att hon skulle bli lärare. Det var för henne ett självklart val.
För hon ville inte att något annat barn, ska behöva uppleva det hon själv gjorde som elev.
Hon blev under tre år svårt mobbad, av sin egen lärare.
Det hände att hon blev utkörd ur klassrummet med orden "gå ut, du är så ful att jag inte orkar se dig".

Jag blev mållös när hon berättade om hur läraren agerat och vad det gjorde med hennes självkänsla och hur de tre åren hade varit.
Som tur var, knäcktes hon inte, utan hon beslutade sig för att göra något åt problemet.
Nu är hon pedagog och har under lång tid även jobbat med att utbilda andra pedagoger.

Min spontana fråga var "hur kunde det ske utan att någon reagerade?"
Att andra pedagoger förstått vad just denna flickas utsattes för var ganska uppenbart, för hon tillbringade mycket tid i köket tillsammans med köksan.
Det var kökspersonalen som fick henne att orka gå till skolan varje dag.
Även föräldrarna förstod att något var fel, men var själva så rädda för fröken att de aldrig vågade ifrågasätt henne.
Det här är som ni förstår över 20 år sedan och jag hoppas att något liknande inte förekommer idag.

Men, i samma andetag som jag hoppas det, så vet jag att arbetsplatsmobbning förekommer. Lika frekvent som att barn mobbar varandra, så mobbar vuxna varandra.
Och jag har svårt att tro att den pedagog vi pratar om här "bara" mobbade barn. Troligen mobbade hon andra vuxna också, eller blev själv mobbad och behövde visa sin makt över någon svagare.

Hur agerar vi när vi märker att någon blir utfryst eller mobbad?
Förstår vi att det enligt lag är förbjudet? Vad händer inom oss?
Varför vågar vi inte säga ifrån?

Jag personligen är övertygad om att det underlättar om man har tydliga policys och rutiner runt dessa frågor.
Vad är det som gäller?
Vad gör man och vart vänder man sig om man upptäcker mobbning men inte vågar ta i frågan?

Det är oerhört skönt att ha dokumentering i ryggen, så att man vet vad som gäller. Hur är vi mot varandra?
Hur pratar vi? Hur gör vi vid konflikter?
Vad räknas som mobbning? Vad är jargong och vad är elakheter?
Lyfter vi frågan då och då är det lättare att agera.

Trotsa att man jobbar aktivt mot mobbning i skolor, är vuxenmobbning ändå komplicerat att prata om.
I andra yrkesgrupper där det inte är lika naturligt att prata om dessa frågor, kan steget att ta hjälp vara långt.
Hur är det på din arbetsplats?
Vet du med dig att du borde säga ifrån, borde agera, men inte vågar?

Tänk, om du vågar säga ifrån och förändra någons liv till det bättre?
Vad skulle du vilja att någon gjorde om det var du som var utsatt??

Hur aktuell är er krisplan om den skulle behövas?

Nu är vi tillbaks efter en lång och varm sommar.
Hela Sverige har njutit av en sommar som vi kommer att minnas länge!

Dock kommer vi också att minnas den stora brand som rasat och satt spår, både i marken och hos de människor som bor i området. Även deras anhöriga och släktingar i övriga delar av landet som oroat sig har påverkats starkt.

Det aktualiserar de frågor som vi brinner för.
Riskhantering och krishantering.

Det var ju ingen som ens kunde föreställa sig att en skogsbrand skulle kunna bli så stor och omfattande.
Företag som låg i närheten har fått sin beredskap rejält testad.
Och det är det som är tanken med riskbedömningar. Att tänka sig det värsta möjliga scenariot.
Vad gör vi då?
Om allt brinner. Har vi en bra utrymningsplan? Har vi backupper på viktig data och dokumentation?
Kan vi fortsätta vår business om vi plötsligt måste evakueras ifrån området vi håller till?
Är bolaget rätt försäkrat?
Är delegeringarna klara om den som bestämmer plötsligt måste vara ute i skogen och bekämpa eld?

Har vi beredskap för anställda i kris? Anställda som har fått evakueras och lämnat sina hem utan att veta om det skulle gå att återvända?
Klarar vi av att stötta dem? Har vi krishantering? Har vi en företagsvård som kan stötta oss i det?

I sådana här stora tragiska händelser, påverkas hela byar, kommuner och län.
Det man som arbetsgivare kanske inte tänker på är att den anställda som kommer tillbaks till jobbet har gått igenom ett trauma.
Den anställda har varit orolig över egendom, har oroat sig över anhöriga som bekämpat elden och försökt att ha en fungerande vardag för barnen.
Hur stöttar man då bäst?

Hur länge behöver man ha beredskap?
När vi som inte varit mitt i krisen börjar glömma, då är de direkt drabbade fortfarande kvar i rädslan för nya bränder, ångest över vad som hade kunnat hända och att hantera barn som kanske inte vågar gå till skolan.
Det kan vara oerhört nyttigt att tänka igenom om du som arbetsgivare eller chef har beredskap för en större kris.
Hur ser stödet ut?
Vad har ni för policys?
Hur gör du? Var kan du få stöd?

Det värsta man kan göra är att tänka "det händer inte oss" och inte ha någon beredskap alls.
En krisplan som är aningen ouppdaterad är bättre än att inte ha någon alls.

Om du känner att dessa frågor är oöverstigligt svåra och tunga att ta i, sök hjälp!
Det är bättre att erkänna att kompetensen saknas än att stoppa huvudet i sanden.

Med tanke på både branden och flera stora översvämningar i sommar, är det mer aktuellt än någonsin att aktivt jobba med dessa frågor.

Hjälp oss att utvecklas!

Nu är det snart dags för oss på FOKA att ta lite välförtjänt semester.
Vi försöker leva som vi lär och koppla bort oss ifrån sociala medier under juli och en bit in i augusti. Det är inte alltid lätt, men det behövs tid för reflektion, återkoppling och utvärdering.

Här på bloggen, liksom på vår facebooksida, twitter och linkedin delar vi med oss av hur vi ser på företagande och ledarskap.
Men, nu skulle vi önska att även ni som läser ger oss lite input inför hösten.
Vad vill ni att vi tar upp?
Finns det utmaningar som ni skulle vilja höra vår åsikt om?
Har ni direkta problem som skulle vara bra att få bolla lite?

Vad är viktigt för dig som anställd att vi skriver om?
Vad är viktigt för dig som företagsägare och/ eller chef att vi lyfter?

Du som är kvinna, vad är dina utmaningar i vardagen?
Du som är man, vad är dina dagliga utmaningar?
Eller, är det ingen skillnad?

Har ni andra idéer eller önskemål om vad som ska skrivas här och på våra andra kanaler?

Givetvis kommer ni att vara anonyma! Maila oss på info@fokakvalitet.se
Hör av er och hjälp oss att utveckla och förbättra vår blogg!

Vi önskar er alla en riktig lat och skön semester, även om den bara blir ett par dagar lång!

Måste man ha policys??

Varför behöver man ha policys i ett företag?
För, man måste ju inte. Men vi anser att man behöver ha det.
Såhär ser vi på det.

Jämför det med en familj. Man har vissa grundregler. Vissa är direkt kopplade till religion eller ideologi.
Men även om man inte har någon speciell tro så har man vissa regler, för att få vardagen att flyta smidigt.
Är man bara två, kan det räcka med ett par regler. Det som är viktiga för en. Tex att det inte är ok att vara otrogen. (Eller, att det är helt ok...)
Och man kanske bör definiera vad otrohet är, för den enskilda. För, det är inte helt självklart vad man lägger in i den värderingen.
Så, innan man slår ihop sina påsar, kan det vara bra att diskutera det och sätta en grundregel.
Eller hur man ska tillbringa sin semester. Så slipper man bråka om det varje år.

Behovet av att öka på grundreglerna ökar i takt med att familjen utökas.
Har man plötsligt 3-4 barn, kan det vara på sin plats att ha en regel för hur länge man får duscha på vardagsmorgnar, för att slippa större krig, när alla är trötta och stressade.
När man ska läsa läxor, före eller efter middagen.
Hur länge barnen får spela datorspel eller titta på tv.
Läggtider för de mindre kan också vara bra att ha.
Den regeln kanske man till och med kommer överens med grannar eller klasskompisars föräldrar om, så att "alla andra får" inte ens blir en diskussion.
De flesta regler man har har en direkt koppling till familjefriden och konfliktreducering. 

Likadant fungerar det i ett företag.
Vad vill ägarna att företaget ska utstråla?
Hur får man företagsfrid och konfliktreducering?

Det kan vara det som avgör om en eventuell medarbetare söker jobb hos företaget eller inte.
De policys som finns med på hemsidan kan göra att personen känner att "där vill jag arbeta", eller det helt omvända.
"Med de åsikterna vill jag inte alls arbeta där".
Därför är det viktigt att de policys som finns är uppdaterade och faktiskt stämmer.
Så att den som söker jobb inte blir besviken över att den förväntning som finns på arbetsgivaren inte uppfylls.
Eller, så att en väldigt spännande rekrytering uteblir, för att man väljs bort som arbetsgivare.

Det är inte alltid alla är hel lyckliga över en policy, framförallt inte om man pratar om familj och tonårsbarn.
Men, alla vet vad som gäller, vad som förväntas och vad konsekvensen blir.
Det ger trygghet, både för föräldrar och barn och för arbetsgivare och arbetstagare.

Vad förväntar du dig av semestern och sommaren?

Snart är den här! Semestern!
Den vi i detta land nästan lever för. Vilket inte är så  konstigt. Efter en lång, mörk och kall vinter, visar solen sig.
Vi slänger vinterjackorna, sticker fötterna i ett par flipflops och vänder näsan mot solen.
Efter ett långt jobb år, ska vi nu vila och umgås med vänner och familj.

Förväntningarna på sommaren, hur den ska bli och vad man ska hinna med är ofta hög.
Längtan efter att få vila är stor.

Men, vi är inte där riktig än.
Just nu är många mer stressade än någonsin! Maj, innehöll mängder av lediga dagar och klämdagar.
Arbetsdagarna var få. Mycket skulle ändå hinnas med.
När alla helgdagar var ett minne blott, klev vi in i juni.
Den månaden, när allt ska slutföras, avrapporteras och delegeras inför semestern.
Den månad, när möten ska genomföras, där planen för hösten läggs.
Den månad, när det är förskoleavslutning, skolavslutning, student utspring, baler och avslutning på diverse fritidsaktiviteter som barnen har.
Till det lägger vi insamlingar till fröknar, pedagoger, tränare och barnvakter. Plus de vanliga födelsedagarna, picknickarna och familjesammankomster innan alla drar iväg på semester.

Det resulterar i att många är otroligt trötta, när semestern kommer.
Semestern, där vi ska umgås, mysa, vila, bada och umgås.
Förväntningarna är som sagt höga. Skyhöga!

Men, pratar vi med varandra om dem?
Vad vill vi göra på semestern? Vill vi åka land och rike runt, för att hälsa på hela släkten?
Vill vi bygga ny altan?
Vill vi bara ligga på en brygga och försöka få ner andningen i normal takt?
Vad vill vi inte?
Måste alla i familjen göra samma saker? Eller, kan man dela på sig?
Kan det till och med vara så att det är lättare att slappna av och njuta, om man får läsa mailen en gång veckan eller till och med åka in till kontoret lite då och då?

Det är ett faktum att de flesta skilsmässoansökningar lämnas in i september.
Den härliga semestern, resulterade alltså i en separation.

Att vara tydlig med de förväntningar vi har inför semestern, gör att chansen att faktisk kunna njuta av semestern ökar.
Att var tydlig med de ramar och förväntningar som finns ifrån arbetsgivaren, innebär att stressen runt mail och problemlösning minskar.

Att vara tydlig med att få göra det man tycker är roligt och energigivande, gör att man får förståelse för att man tackar nej till sådant som bara är stressande.

Kommunikation är A och O i att få en bra semester och gå in i höstens aktiviteter utvilad.

Är det dags att tänka på företagets bästa?

Det kan vara tufft, när man är egenföretagare och växer.
Det som började som en bra idé blev ett verkligt företag, med anställda.
Åren som rullar på, ger både med och motgång.
Man går ifrån att vara själv och ha allt man behöver i huvudet till att plötsligt vara VD och problemlösare.
När man startar har man inget större behov av styrelsemöten, rutiner och ramar. Det rullar på ändå.
Uppvaknandet, när andra behov plötsligt blir akuta kan vara oerhört jobbigt.
När det som alltid funkat, plötsligt inte längre gör det.
När det blir irritation och konflikter.
När det kommer indikationer på att problemet i organisationen beror på ledarskapet.

Då är det viktigt, att man som ägare kan lyfta blicken och tänka på företagets bästa.
Inte ta det personligt eller tänka på företaget som en del av sig själv.
För den som kickar igång, har en idé, en vision och en mission, kanske inte alltid är den som ska vara ledare och VD när företaget vuxit.

Vad är bäst för företaget, om man tänker strategiskt? Vad är bäst för de anställda?
Precis som när man skiljer sig och ska ta beslut om framtid och barn. Att inte tänka på mitt bästa, utan på barnens bästa.

Det är inte ett misslyckande eller ett nederlag, att bestämma sig för att släppa VD rollen. Att ta in någon extern att driva det dagliga arbetet och själv fokusera på de långsiktiga frågorna.
Om man stagnerat kan det vara precis det som behövs.
Att tänka efter, på riktigt om det är VD man vill vara. Eller om det var roligare när man var i produktionen.
Om man tycker att det är svårt med ledarskap, om man inte gillar att ta i konflikter, om man inte känner att själva drivandet är det man är bäst på, då kanske man ska släppa ifrån sig rollen.

Det är som sagt inte ett nederlag, det är ett smart drag!

Hur skulle det kännas att säga nej?

Varför är det så svårt att säga nej?
Hur många saker säger du ja till, tar du ansvar för och sliter med, för att du inte vågar eller upplever att du kan säga nej?
Hur stressad är du över det?
Har du någonsin tänkt på om det verkligen är så att folk förväntar sig att du ska ha koll på allt, vara överallt och göra allt perfekt?
Eller, tror du bara att man förväntar sig det?

Vad skulle hända om du sa nej? Ibland. Till det som verkligen stjäl tid och energi. Eller till det som är tråkigast att göra.
Vad skulle hända om du sa "ja, men då byter vi uppgift!"
Eller om du sa "det låter ju bra, men just nu kan jag inte, fråga någon annan" -eller om man är alldeles wild and crazy och bara säger "nej, jag vill inte!"
Vad skulle hända då?

Vad är det värsta som kan hända?

Ofta är det så att de förväntningar man tror finns, mest finns i det egna huvudet. Man vill inte göra folk besvikna eller inte fullfölja det man lovat.
Man tror eller vet att man gör någon ledsen om man säger nej.
Men, någonstans behöver man börja om stressnivån är hög. Pröva. Smaka på ordet! "Nej"

För, det är också så att det är skillnad på att vara hjälpsam och att bli utnyttjad.
Och känner man att det finns en sned fördelning, så vet ofta fler det. Men, det kan vara väldigt praktiskt att alla vet att "Kim ställer alltid upp! fråga! du får aldrig ett nej där"

Är det dags att ta vara tydlig? Och säga, "sorry, men nej, inte idag, inte nu"
Om du inte respekterar din tid, din balans och ditt välmående. Varför skulle någon annan göra det?

Om du går ut genom dörren och försvinner, vad händer då?

Hur ser det ut hos dig? Är företaget du äger eller är ledare för helt beroende av dig?

Det kan kännas onödigt att dokumentera sina arbetsuppgifter och möten. Tiden är knapp och mycket ska hinnas med.
Att ha viktig information i huvudet och i en lista i mobilen räcker. Kan man tro.

Men, om det händer något oförutsett?
Om något händer som gör att du inte kan vara på jobbet under en tid, vad händer då?
Finns det någon eller några som kan kliva in i ditt ställe? Som vet vad som är viktigt och vad som ska prioriteras?
Vet dom vilka mål företaget har satt upp och vilka strategier som är direkt kopplade till dessa?

Det optimala vore att man som ägare eller ledare hela tiden planerade för att sluta!
Tänk "100åringen som klev ut genom dörren och försvann"

Med det sagt, menar vi inte att det är dags att sälja eller sluta, men om man har det i bakhuvudet så tänker man lite annorlunda.
Om du slutade i morgon. Vad skulle du behöva ha dokumenterat eller förberett då?
Om du skulle vilja sälja ditt bolag, hur kan du visa att kompetensen stannar i företaget?

Det bästa är att tänka förebyggande och utse en ersättare som kan kliva in. Alla nyckelpersoner i ett bolag bör ha koll på vem som kan ersätta dem, utan att det blir alltför trassligt och vilken dokumentation de då behöver få tillgång till.

Om man inte vet i vilken ände man ska börja med dokumentering och uppföljning -tänk kaos.
Worst case scenario.
Vad behöver göras? Vem ska vara inblandad? Vilka ska kontaktas?
En krisplan helt enkelt.

Det är oftast både roligare och lättare att tänka framåt. Vart vill man nå och hur.
Men det kan vara oerhört viktigt att också tänka på vad som händer om det tar stop.

Vad är det värsta som kan hända och hur löser ni det?

Vilken eller vilka risker bör ni ha koll på?

Givers Gain...

Vi på FOKA är med i rätt många olika nätverk.
För att det är kul och intressant att träffa nya människor. För att det blir ganska "ensamt" att vara egenföretagare och man ibland behöver vara i ett större socialt sammanhang.
Och, naturligtvis för att att hitta nya potentiella kunder eller blir rekommenderade till nya kunder.
Det är ju därför det heter "businessclub" i många fall. :-)

Men, vi tror också stenhårt på Givers Gain.Vilket är den starkaste drivkraften i tex BNI och Refferal institute.
Om man ger, så får man.
Och vi försöker att leva som vi lär. Vara intresserade av andra, lära oss av andra, dela med oss av vår kunskap och ha tydliga värderingar.
Vi delar gärna andras hemsidor, bloggar, citat och uppdateringar. Berättar att andra finns.
Gillar sidor, reetwetar och uppmärksammar.
Lyfter andra.
För att det känns bra! Vi blir genuint glada om det går bra för andra.

Vi ser sällan andra företag och människor som en konkurrent utan tänker komplement i stället.
Hur kan vi hjälpa varandra? Hur kan vi hitta gemensamma vägar?
Det finns inget annat sätt att göra det på, tänker vi.
Tillsammans är man starkare än om man är ensam.
Tillsammans blir det roligare.
Att ha någon att dela både glädje och sorg med är ett stort mänskligt behov.

Vi blir ofta uppmärksammade för att vi uppmärksammar andra och får frågan om vi får tillbaks i samma omfattning.
Men, det spelar faktiskt ingen roll.
För, det är inte därför vi lyfter andra, utan för att det är våra värderingar.
Tillstånd smittar, tror vi stenhårt på.
Delad glädje är dubbel glädje.
Delad energi är dubbel energi.

Hur ser du på Givers gain?
Vad får du energi av?
Vad gör dig riktigt glad?

Hur kommunicerar du bäst? Vill du se eller höra information?

När vi människor kommunicerar, använder vi oss av olika kanaler för att ta in information och att ge.
Det som kallas språkmönster. Inte hur man ÄR, utan hur man tenderar att kommunicera.
Några varianter av språkmönster är "se, hör och känn".

Är man en se person, vill man bokstavligen SE information. Man vill se personen man pratar med och man översätter ofta information i bilder.
Det kan vara oerhört svårt att ta viktiga samtal eller information per telefon tex.
För man kan inte SE den man pratar med.
Man tappar information, när man inte ser ansiktsuttryck och annat kroppsspråk. Att vara med i en telefonkonferens kan vara oerhört krävande.
Man kanske måste sitta i ett tyst rum och blunda för att kunna koncentrera sig.
Om man då sitter i ett öppet landskap och inte kan stänga en dörr om sig kan ge stora problem.

Man kanske samtidigt behöver skriva ner information, för att se den.
Dessa personer antecknar också mycket när de är på föreläsningar och andra möten.

Det är lätt att missförstås om man inte tycker om att ringa och prata i telefonen. Om man hellre träffas.
Eller, när man helst vill ha information och kommunikation via mail. Så att man SER vad som diskuteras och kan gå tillbaks och titta på vad som verkligen bestämdes.
Och det blir ibland missförstånd med de personer som har hör som sin starkaste kanal.
Den personen i sin tur, vill gärna ta viktig information via telefonen och kan sitta mitt i ett rörigt öppet landskap och ändå koncentrera sig.
Där den person med visuell styrka kan tappa koncentration på att det är rörigt på skrivbordet..

Den person som är mer hör, kan bli irriterad på att den kollega som är se, envisas med att ta allt viktigt i mail.
Hör personen missar ofta viktiga detaljer i ett mail, för han eller hon bara skummar texten.

Dessa skillnader, kan utlösa ganska jobbiga konflikter, när man inte är medvetna om dem.

Men, när man väl vet hur ens kollega fungerar, kan man uppnå nya sätt att bli effektiv på.
Vid de fall när den som är hör inte vill läsa igenom protokoll tex, är det ju fantastiskt bra att den som är se, läser igenom och sen berättar det viktigaste.

Eller, att den som är extremt hör, kan ta det viktiga samtalet och sen maila informationen till kollegan.
När vi gör det vi är bäst på och förstår var vi är mindre bra och kan anpassa oss och komplettera oss med de personer vi har i vår närhet, då växer vi och når vår bästa nivå.

Tilläggas bör, att den som har "känn" som starkaste kanal, gärna vill ha en känsla med i informationen, genom att lägga handen på den som pratar.
Så, har ni någon i er närhet som alltid lägger en hand på er arm eller rygg, så beror det troligen på att den personen lyssnar bättre om den får göra det!

Vad är du?
Se

 Eller hör?

Och vad är dina kollegor?

Vågar du?

Hur modig är du?

Vågar du, som chef, erkänna att du inte kan allt, inte vet allt och inte har alla svar?
Vågar du be om hjälp?
Har du folk omkring dig som kan minst det du kan och gärna mer?

Har du en dialog med dina anställda? Hur ofta sitter ni ner och pratar om vad ni förväntar er av varandra?

De möten ni har, är dom informationsmöten, eller kommunikationsmöten?
Har alla möten ett syfte? Vet alla vilket syftet är och vad effekten ska bli?

Hur gör du när det blir konflikter? Kan du hantera dem? Gör du det med trygg och auktoritär hand?
Vet du vilka som är dina nyckelanställda? Hur utvecklar du dessa?
Hur gör du för att inte tappa dem eller få dem som konkurrenter?

Om man frågar dina anställda, hur du är som chef...
Vågar du höra svaret?

Ge personalen kreativ höjd!

Så, hur var det då om man inte vill hålla på och trassla med avvikelsehantering?
Om man känner hur otroligt tråkigt det är, hur göra man då?
Jo, då gör man tvärtom!

Man jobbar förebyggande! Med observationer och idéer!
Om alla i organisationen är observanta på sådant som nu görs bra, men kan göras bättre eller effektivare och gör något åt det!
Eller när man ser att en avvikelse är på väg, man kan tänka sig att det som görs inte är så bra, då handlar man i förväg!
Och slipper vänta tills något avviker.

Vi, är ju inte så förtjusta i ordet "någon" så, naturligtvis önskar vi att organisationen sätter detta i systematik.
Det vill säga, det bestäms hur man gör bäst.
Om en person har en förbättringsidé, vad gör man med den?
Hur dokumenterar man det, vem lämnar man det till och vad händer sedan?

För är det något som dödar kreativiteten och idérikedomen i en organisation, så är det om dessa idéer aldrig får gehör.
Om den som har en observation berättar det för en chef och det sedan inte händer något.
Då slutar man observera.
Eller, om man vet med sig att om man har en idé till förbättring, så kommer den förbättringen och jobbet runt det att hamna på ens eget bord, där det redan är överfullt med jobb.
Då lär man inte heller säga något.

Så, företaget bör ha en klar process för hur det här går till!
Om det är högt till tak och alla vet att alla idéer till förbättring tas emot, även om allt inte går till en innovation eller blir av just nu, så känns det ändå bra om man bara får gehör och återkoppling.

Det är också så att en idé som inte fungerar just nu, i år, kanske fungerar ypperligt om ett par månader eller nästa år.
Så att ha en idébank är inte dumt.
Där kan man leta, om och när man behöver lösa akuta problem.
Om detta görs strukturerat, så hinner ledningen med att både lyssna och agera.

Och personal som vet att idéer och förbättringsförslag tas emot med glädje, blir mer kreativa och öppna för nya bättre lösningar.

Vad är avvikelser och hur gör man??

Avvikelse.
Vad tänker du när du läser det ordet? Avvikelse.
Det är sällan några positiva tankar. Ordet är negativt laddat ifrån start.
Det som avviker är fel. Får inte vara med. Hör inte till. Passar inte in.

Man vill inte avvika. 
Avviker man ifrån en norm får man ofta negativa reaktioner.
Vi har ännu inte träffat på någon som säger "ja! Avvikelser!" . Det ligger i sin natur att det känns tungt, tråkigt och otroligt negativt att jobba med avvikelshantering.

Trots att det är just det som ofta är "navet" i ett ledningssystem/ förbättringssystem.  Det är i den hanteringen man ser effekten, både i tid och pengar.
Men det är resan dit, som kan vara lite tung.

Vad är då en avvikelse?
Jo, det är en händelse som inte blev som man tänkt. Där kunden är missnöjd. Där kollegan är missnöjd eller där man själv får lägga tid på att "göra om och göra rätt".
Att hitta själva avvikelsen är inte så svårt. Man får ofta hjälp med det. Troligen genom att en kund ringer och skäller eller man får tex en påminnelse på en obetald faktura.

Även om man inte jobbar aktivt och systematiskt med avvikelser, så fungerar ofta första delen i arbetet.
Man släcker branden. Konstaterar felet och rättar till den.
Men, sen rycker man på axlarna och jobbar vidare.
Det är det som är skillnaden.
Vad man gör sen. Efter att avvikelsen upptäckts och konsekvensen förhoppningsvis minimerats.
Dvs kunden fick rätt vara och kompensation.

I arbetet med att systematiskt arbeta med avvikelser, lägger man till ett par steg.
Efter att man konstaterat felet och minimerat skadan, utreder man grundorsaken.

Hur kommer det sig att det inte ligger lök i dessa påsar? Eller, hur kommer det sig att det är fel etikett på påsarna med majs?
Man får troligen backa bandet en hel del för att till slut kanske komma på att det har lagts fel etiketter i maskinen eller om det gjorts för hand, så kanske man missat att utbilda packarna på hur man skiljer på lök och majs.

När man har hittat grundorsaken inför man en korrigerande åtgärd, för att samma misstag inte ska hända igen.
(och här ska man tänka till, för det är så lätt att skylla på en person som gjort fel -men det är i processen man ska korrigera! Tex rutin för hur man gör..)

För, det är det som är kärnan. Vad gör man när något gått fel? För vi är alla människor och gör fel ibland.
Glömmer bort, missar finstilt text, missförstår, antar att någon annan har koll osv.
"skit händer" helt enkelt.
Men det är hur man tar hand om problemen som gör skillnaden. Både i en organisation och mot kund.

Om man har en sådan kultur, där man inte mörkar misstag, utan man ser dem, tar tag i dem, utreder och korrigerar dem - och det viktigaste av allt - lär sig själv och andra!
Informerar de som riskerar att göra samma miss, hur man inte ska göra!
Och helt enkelt, rätta till sina egna misstag och fråga om hjälp vid behov.
Ibland kan det vara så att man själv inte hittar grundorsaken och då är det oerhört nyttigt att ta hjälp av en kollega, eller den konsult eller revisor som hjälp till att införa avvikelsehantering.

Det kan ta tid och vara lite jobbigt, men när man väl hittat grundorsaken, då spar man pengar och tid långsiktigt!


Men, om man absolut inte vill jobba med avvikelser då?
Jo, då finns de andra knep, vilket vi berättar i nästa inlägg! :-)

Otrygghet, osäkerhet och otydlighet. Ett företags största fiende!

Vi hjälper företag att få koll på sitt strukturkapital.
Och vad är det då? undrar många.
"Jobbar inte ni med ISO?" är också frågan vi får.
Och jo, det gör vi.
För det hänger ihop, menar vi.

Så, vad är då strukturkapital?
Tänk er en bagare. Som öppnar bageri och café. Den bagaren har de godaste bullarna i hela staden. Och tårtorna!
Och småkakorna. På caféet kan man dricka Sveriges godaste varma choklad.
Bageriet är framgångsrikt, det är alltid fullt av kunder och vid alla högtider säljer de godsaker på löpande band.
Kassaflödet är bra.
Kapitalet rullar in och lägger sig på banken. Eller i en och annan ny maskin i köket.

Så kommer bagaren på att det är dags att gå i pension. Det är dags att överlåta verksamheten till ett barn eller barnbarn eller rent av dags att sälja verksamheten!
Man gör ju stadens godaste bullar och Sveriges godaste varma choklad!

Det finns bara ett problem. Bagaren har inte skrivit ner ett endaste recept på vare sig bullar, kakor, tårtor eller sin fina choklad.
Allt finns i huvudet på bagaren.
"Man tar en näve av ditt och en näve av datt"...."det sitter i händerna".....
Då finns värdet i den personen.
Inte i bolaget.
Om den bagaren blir överkörd av en bil och bryter alla ben, eller rent av dör, då finns det inget värde i bolaget längre.
För alla som försöker sig på att göra lika goda bullar misslyckas. De är goda, men inte SÅ goda.
Tårtorna ser inte längre likadana ut och smakar inte alls lika gott.
Allt det som jobbats fram under en massa år är borta.

Om bagaren hade skrivit ner sina recept. Hur många gram av varje ingrediens, hur länge degen ska jäsa och knådas osv. Då hade man kapitaliserat hans kunskap.
Inlåst i ett skåp, ligger då all kunskap och väntar på nästa generation eller köpare.
Hur gjorde bagaren, när han gjorde det han gjorde.
Strukturkapital.

Hur hänger det ihop med ISO 9001då?
Jo, Standarden för kvalitet, hjälper företag att få koll och kontroll på just strukturerna och strukturkapitalet.
Hur man tänker, varför man tänker så och hur man säkerställer att alla vet, vad man tänker.
Man beskriver "hur vi gör, när vi gör det vi gör" och sen säkerställer man att man även vet vad man gör om något går fel och lär sig av det, för att göra ännu bättre rätt, efteråt.
Det är ISO 9001.
Måste man certifiera sig?
Nej -det måste man inte alls!
Finns det inte ett krav, från en viktigt kund eller för att man ska vara med i en upphandling eller så, då behöver man inte alls certifikatet.
Men, alla bolag, vinner i längden på att ha koll på vad man gör, hur, när och varför och sen dokumentera det, för att höja sitt strukturkapital.
Plus att det blir tryggare för alla anställda och alla kunder som vet att de kan lita på ledningen för företaget.

Otrygghet, osäkerhet och otydlighet är det som hämmar tillväxt mest och att få koll på sitt strukturkapital är det som bäst ger trygghet, säkerhet och tydlighet!

Vad är kvalitet?

Kvalitet. Vi hör ofta det ordet. Det pratas ofta om kvalitet och kvalitetssäkring.
Men vad är det?
Vad är kvalitet för dig? Och är du villig att betala för det?


Det som är kvalitet för mig, behöver inte vara kvalitet för någon annan. Vad som är kvalitet kan variera ganska mycket från person till person.
Därför är det viktigt att arbetsgrupper, ledningsgrupper, styrelser och ägare är överens om vad som är kvalitet för just dem just då när tex en leverantör ska väljas.
För är tex en styrelse inte helt överens om vad kvalitet är och kanske inte ens är medvetna om att åsikten skiljer sig åt i gruppen, då blir det svårt för en leverantör att kunna ge den förväntade kvaliteten. Och det blir oerhört svårt att veta om man får rätt kvalitet, till rätt pris.
Risken är att leverantören hela tiden levererar mer än det som var kravet, till ingen nytta.
Man betalar för något som alla inte krävde, egentligen.

Det är också stor skillnad på om kvaliteten har betydelse eller inte. Om jag köper skor på en stor kedja där jag får tre par för bara ett par hundralappar, då vet jag redan innan köpet, att de troligen inte håller mer än över sommaren.
Men, jag kanske vill ha variation och medvetet köper skor av lite sämre kvalitet, för att kunna byta ut dem. Jag är alltså nöjd med den kvalitet jag fick, till det priset jag betalade.
Man har medvetet köpt en sämre kvalitet och är nöjd ändå.
Men, vill jag kunna ha skorna flera år, ja då behöver ja garanterat köpa lite dyrare skor. Och, jag blir då otroligt missnöjd om skorna inte håller mer än en sommar.
Och jag vill troligen ha både nya skor och kompensation när jag kontaktar butiken.

Man är ofta överens om vad kvalitet är, när det gäller en produkt. Där går det att vara specifik.
Färg, form, antal eller hållbarhet.

Kvalitet på en tjänst är mycket svårare att definiera.
Där, behöver man vara väldigt specifik med vilket krav man har, när man köper tjänsten. Vad är det man vill ha? Vad vill man inte ha?
Vad är det som leverantören ska ska överträffa? Och är man som köpare tydlig med den förväntningen?
Det man kan utgå ifrån är att priset även där är avgörande. Är det billigt, lär det inte vara så hög kvalitet.
Om man tar in flera offerter på samma tjänst och det visar sig skilja ganska mycket på den billigaste och den dyraste, då bör man tänka en stund.
Vad är det den dyraste offerten innehåller som är värt mer än den billigaste?
Eller, vad är det som den billigare inte levererar, som den dyrare gör?

Vid många tjänsteleveranser kan man utgå ifrån att kompetens är dyrt. Vill man få det bra på en gång, eller vill man köpa tjänsten igen när den första inte blev bra?
Hur dyrt blev det i längden?
Framförallt kan det vara så när det gäller hantverkare. När man får stora prisskillnader på tex måleri kan man fråga varför priset skiljer.
En billig offert, kan tex betyda att målaren är hos flera kunder samtidigt för att få ekonomin att gå ihop och målarprojektet hos dig, tar längre tid.
Det kan även var så att för att kunna vara billig, måste det gå snabbt och det fuskas både här och där, för att tiden inte räcker.
Den dyrare hantverkaren kanske städar efter sig, så att man slipper köpa in en städfirma efteråt, förutom att han blir klar i utsatt tid.
Är det för billigt för att vara sant, då är det ofta det.

Det kan vara svårt att veta vad som skiljer på två kurser, exempelvis chefskurser, där priset kan variera ganska mycket.
Där bör man sätta sig in i vad det är för innehåll. Vem är kursledare? Vad använder man för metod och verktyg?
Vad får man med sig?
Vill man skicka två anställda på varsin billig kurs, som inte innebär någon större förändring eller vill man skicka en anställd på en dyrare kurs, som gör skillnad?
Vid andra tjänster, tex olika konsultuppdrag, bör man ha tänkt igenom vilken effekt man vill ha av tiden man köper in.
Vill man ha en affärsrådgivare eller organisationskonsult, som inte har praktisk erfarenhet av att driva företag? Då kan man få det billigt, för man får inget mervärde.

Eller vill man göra riktiga, långsiktiga förändringar? Vill man göra förändringar som i långa loppet faktiskt gör att man sänker sina kostnader eller får sina strukturer att bli kapital?
Den dyrare offerten, kan in långa loppet bli billigare än den den offert man accepterade endast på pris.
Vad är det man får, för sina pengar?

Vill man ha kvalitet, kompetens och långsiktighet bör man tänka annat än pris.
För man får oftast det man betalar för.

Den entusiastiska entreprenören.

När en person har en bra idé, föds ett företag.
Personen med idén blir entreprenör och drar igång verksamheten på ren vilja, energi och entusiasm. Och det går bra!
Företaget växer.
Det går att anställa en person och efter ett tag ännu en. Ägaren till bolaget går ifrån att bara vara entreprenör till att bli chef.
Uppdragen rullar in och plötsligt går dagarna till att vara i leverans och kvällarna till att sköta bokföringen.
Företagaren, som vi kallar Kim, blir lite stressad. Energin räcker inte riktigt till.

Efter ett tag säger familjen ifrån och bokföringshjälp köps in. Nu får Kim tillbaks energi och gasar på.
Två personer till anställs.
Kim har det mesta i huvudet. Kunduppgifter, avtal och överenskommelser.
Hur man ska lösa uppkomna problem och hur man bäst utför arbetsuppgifterna.

Kim är inblandad i alla delar i företaget. Kim delegerar till de anställda, men håller ändå koll så att allt blir gjort och gör det bättre själv om så behövs.
Kim träffar de fyra anställda varje dag. Det är mycket att göra men vid eftermiddagsfikat träffas alla en stund och det går att informera varandra och ta snabba beslut.
Efter ytterligare ett år har Kim 9 anställda.

Och det är då händer det något magiskt.
Kim har inte längre kontroll.
Revisorn klagar på att alla kvitton inte är med i bokföringen, vissa fakturor är inte attesterade och flera kunder är sena med betalningarna.
Det går inte längre att alla träffas över eftermiddagsfikat. Någon är alltid frånvarande och information som Kim ger, når inte alla.
Missförstånd uppstår varje dag. Personalen blir oense om hur saker ska utföras och lösas.
Kim lägger flera veckor på att planera sommarens semester och ha diskussioner med de i personalen som inte är nöjda.
Fler hävdar att det är orättvist, för att flera i personalen får samma veckor som året innan.
Kim mins inte hur året innan löstes, men känner att det läggs alltför mycket tid på diskussionerna när fokus borde ligga på att stötta den nyanställda säljaren.
Tillslut ryter Kim ifrån. Acceptera semesterplaneringen eller sök jobb någon annanstans!
"Det är väl ett evigt gnällande" tänker Kim.

Så kommer kundklagomålen.
Kvaliteten har gått ner. Kunderna får inte den service de är vana vid, saker görs på olika sätt beroende på vilken av Kims anställda som dyker upp hos kund. Kunderna får olika svar, beroende på vem i företaget man pratar med.
Leveranssäkerheten brister.
Plötsligt finner Kim att den mesta tiden går åt att prata med missnöjda kunder i telefonen, eller vara ringdomare vid konflikter mellan de anställda.
Det står alltid någon i dörröppningen till Kims kontor och vill något, undrar något, är upprörd eller ledsen.
Det är inte längre roligt.
Tiden bara försvinner och Kim får inget av det som är viktigt gjort.
Plötsligt, blir en anställd sjukskriven.
Den person som varit anställd längst, som vet allt om företaget och har full koll.
Nu, ligger personen på sjukhus och får inte störas.
All viktig information finns i en säng på en infektionsavdelning!
Plötsligt oroar sig Kim för hur problemen på bolaget ska lösas, samtidigt som den anställdes fru ringer och gråter och vill ha stöd.

Kaos utbryter. Alla tror att någon gör det som behövs, men ingen gör det som ska göras, för att någon tror att alla redan har tagit sitt ansvar.
Två kunder säger upp sina avtal.
Dessa kunder har gjort leverantörsbedömningar på alla sina leverantörer och anser inte att Kims företag håller måttet på de kundkrav som finns.
Kim är tvungen att säga upp två personer och den nedgående spiralen är ett faktum.

Som grädde på moset, kommer Arbetsmiljöverket och hälsar på. Hur mår de anställda egentligen?
De har fått ett samtal om att det är ganska kaotiskt.
Kim sitter på sitt rum och undrar, vad var det som hände?
Energin är slut.
När Kim släpar sig hem på kvällen och sjunker ner i soffan och bara vill sova, sätter sig en av Kims barn bredvid Kim i soffan och säger "du är ingen bra förälder längre. du har missat fem av mina fotbollsträningar nu".
Kims partner sätter sig på andra sidan och konstaterar "du skulle ha varit på utvecklingssamtal med lillasyster i morse, hur kunde du glömma det?"
Det som började som en bra idé och ett roligt jobb, är inte längre roligt.
Det är bara kaotiskt och Kim vet inte hur tiden ska räcka till allt och alla. Det börjar bli svårt att andas.

Det är då i det läget, som någon får Kim att ringa oss på FOKA Kvalitet.
För, vi kan lösa problemen tillsammans med Kim.

Det ultimata, hade varit att Kim ringt oss när den 6:e personen anställdes. När Kim fortfarande har koll och kontroll.
Innan han har tappat greppet.

För, när ett företag är litet, behövs nästan ingen dokumentation. Strukturen finns automatisk för att alla jobbar nära och den interna informationen går snabbt och smidigt.
Det går att ha rutiner och processer i huvudet eller möjligtvis på ett par postitlappar.
Men, när företaget växer, ökar vikten av dokumentation, rutiner, strukturer och processkontroll.
Det behövs policys för vad som gäller på företaget.
Det behövs kontroll på arbetsmiljön.

När man går ifrån att vara entreprenör till att bli chef, behöver man stöd i det.
Det är inget som kommer automatiskt, trots att många tror det.

Det går inte att sköta ett företag med fler än 9-10 anställda på ren energi och entusiasm.
Då bränner man ut sig.
Kuggarna går varma och motorn måste hela tiden gå på full effekt.
Förr eller senare, ramlar en kugge bort och hela maskineriet slits på ett osunt sätt.

Det bästa är om man förstår att möjligheten att växa, hänger på att man tänker långsiktigt och tar hjälp till sådant man själv inte hinner med, eller klarar av.

När man känner att man inte har tid att stanna upp och titta över sina brister, är det livsnödvändigt att man gör precis det!
Det går ganska fort och det blir inte speciellt dyrt om man jämför vad kostnaden blir om man inte gör något.
När man som entreprenör, eller chef i vilket företag som helst för den delen, känner att allt bara rinner ur händerna, när dygnets timmar aldrig räcker till, när man bara trampar vatten och inte blir riktigt klar med något.
När allt blir halvfärdigt och halvbra, då är det dags att ta sig en titt över hur organisationen och företaget fungerar.
Det går att köra på enbart energi och entusiasm ett tag, men i längden sätter man både jobb, hälsa och familj på spel.
Risken finns, att man finner sig både frånskild och arbetslös innan man vet ordet av.
Och det är väl onödigt, när man med ganska snabba och lätta medel i stället kan vara en framgångsrik entreprenör med ett blomstrande äktenskap!

Varför chansa?

Spara pengar genom att tänka långsiktigt!

Det forskas en massa om arbetsmiljö.
Det pratas en massa om arbetsmiljö.
Många stångar sina pannor blodiga för att öka kunskapen om arbetsmiljö.
Men det händer väldigt lite på arbetsmiljöfronten på många företag.

Vi som jobbar med arbetsmiljö är rätt överens om att det inte ligger speciellt högt upp på dagordningen hos de flesta chefer.
Det mesta andra förändringar, förbättringar eller strategier går att motivera, när man pratar med företagsledare.
Men inte arbetsmiljön. Där är intresset och kunskapen låg.
Varför är det så?
Vi har några teorier om vad det kan beror på. Mer exakt fyra stycken. :-)

Ibland undrar vi om det är på grund av att det finns en lag, som tydligt berättar att det är chefens skyldighet att bedriva ett arbetsmiljöarbete.
"din skyldighet" blir ett stort hinder. Man gör inget för att man är tvungen till det, om man inte ser syftet.

En annan orsak kan vara att arbetsmiljöarbete är långsiktigt. Det känns dyrt, när man inte ser effekten direkt.

Det kan också vara så att många är rädda för att behöva ta ansvar. Man är så rädd för att misslyckas, att man gör ingenting, för då kan man inte anklagas för att ha gjort fel.
Men, hur fel kan det bli att bry sig om sin personal? Hur fel kan det bli att bry sig om sina kollegor?
Hur fel kan det bli att bry sig om hur ens chef mår?
Att göra lite, måste vara bättre än att göra ingenting.

Många är också rädda att ta i det problem som kan dyka upp och bli tydliga att man hellre bara låter det vara.
Droger, alkohol, mobbning, kränkningar. Det är läskiga saker som man inte ens vill ta i.
OM man har ett systematiskt arbete och faktiskt hittar problemen, så måste man ju åtgärda dem. Ta i dem.
Ha det där samtalet med sin medarbetare. "hur mycket dricker du egentligen?"

Varför anser vi att man ska bedriva ett arbetsmiljöarbete då?
Jo, i dagens samhälle, där tid är en bristvara, där vi stressar alltmer och ska vara så effektiva det bara går, så borde arbetsmiljö vara ett högaktuellt ämne!
Man spar ju faktiskt pengar långsiktigt! Det kanske inte syns i årets budget, men nästa år!
Man blir en populär arbetsgivare, där personalen trivs och blir kvar.
Och pratar gott om sin arbetsplats!
Vad kostar det, när en anställd inte mår bra och slutar? Och någon ny ska rekryteras och läras upp?
Eller om dom blir kvar, men mår dåligt och inte utför alla sina uppgifter?

Nu när det är brist på lokaler i Stockholm och det är dyrt att hyra, är det vanligt att spara pengar på lokaler genom att slå ut väggar och gör stora öppna kontorslandskap.
Man får in fler personer, på samma yta.
Man utgår ifrån att där trivs alla. Det blir lättare för chefen att få överblick. Man blir flexibel.
(Detta finns det också forskning på.)
Men, alla inte trivs inte denna miljö.
Många gör, men inte alla.
Och utan att ha gjort en riskbedömning på denna förändring så spar man pengar på att fler personer får plats på mindre yta -men man missar att de personer som inte trivs, inte längre levererar på den nivå dom gjorde tidigare.
De som hela tiden blir störda. De som inte känner att dom har en plats. De som inte jobbar bäst i stora öppna miljöer.
Plötsligt försvinner de pengar man sparat in på lokalen genom att effektiviteten sjunker och sjukfrånvaron ökar.

Vi är inte emot öppna miljöer och flexikontor, men man måste vara medveten om att det inte passar alla!
Det ultimata borde vara att det finns alternativ även i detta.
Många tycker att de är mest effektiva när dom jobbar hemma, medan andra inte får ett dugg gjort då.
Allt ovan är arbetsmiljö.
Man kan spara oerhört mycket pengar på sjukfrånvaro, konflikter och effektivitetstapp, genom att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete.

Sen förstår vi, att den chef som får höra att den måste bedriva ett arbetsmiljöarbete tänker:  "näe, inte ännu mer arbetsuppgifter! Inga mer papper jag ska läsa och listor jag ska bocka av. Jag gör inget som inte ger effekt direkt, för jag har inte tid!"

Men, då kan man välja att ta in hjälp, vilket man gör med mycket annat man som chef inte klarar av eller hinner med.
Tex IT, Ekonomi, Lås och larm.
Varför inte unna sig hjälp med arbetsmiljön?
Ingen tycker att en chef är inkompetent som tar hjälp på de områden den inte klarar av eller hinner med själv.
Det är bara smart, tidsbesparande och kostnadsbesparande i det långa loppet!

Är det inte dags att sluta se allt kortsiktigt och tänka lite framåt och faktiskt spara pengar i långa loppet?