Den entusiastiska entreprenören.

När en person har en bra idé, föds ett företag.
Personen med idén blir entreprenör och drar igång verksamheten på ren vilja, energi och entusiasm. Och det går bra!
Företaget växer.
Det går att anställa en person och efter ett tag ännu en. Ägaren till bolaget går ifrån att bara vara entreprenör till att bli chef.
Uppdragen rullar in och plötsligt går dagarna till att vara i leverans och kvällarna till att sköta bokföringen.
Företagaren, som vi kallar Kim, blir lite stressad. Energin räcker inte riktigt till.

Efter ett tag säger familjen ifrån och bokföringshjälp köps in. Nu får Kim tillbaks energi och gasar på.
Två personer till anställs.
Kim har det mesta i huvudet. Kunduppgifter, avtal och överenskommelser.
Hur man ska lösa uppkomna problem och hur man bäst utför arbetsuppgifterna.

Kim är inblandad i alla delar i företaget. Kim delegerar till de anställda, men håller ändå koll så att allt blir gjort och gör det bättre själv om så behövs.
Kim träffar de fyra anställda varje dag. Det är mycket att göra men vid eftermiddagsfikat träffas alla en stund och det går att informera varandra och ta snabba beslut.
Efter ytterligare ett år har Kim 9 anställda.

Och det är då händer det något magiskt.
Kim har inte längre kontroll.
Revisorn klagar på att alla kvitton inte är med i bokföringen, vissa fakturor är inte attesterade och flera kunder är sena med betalningarna.
Det går inte längre att alla träffas över eftermiddagsfikat. Någon är alltid frånvarande och information som Kim ger, når inte alla.
Missförstånd uppstår varje dag. Personalen blir oense om hur saker ska utföras och lösas.
Kim lägger flera veckor på att planera sommarens semester och ha diskussioner med de i personalen som inte är nöjda.
Fler hävdar att det är orättvist, för att flera i personalen får samma veckor som året innan.
Kim mins inte hur året innan löstes, men känner att det läggs alltför mycket tid på diskussionerna när fokus borde ligga på att stötta den nyanställda säljaren.
Tillslut ryter Kim ifrån. Acceptera semesterplaneringen eller sök jobb någon annanstans!
"Det är väl ett evigt gnällande" tänker Kim.

Så kommer kundklagomålen.
Kvaliteten har gått ner. Kunderna får inte den service de är vana vid, saker görs på olika sätt beroende på vilken av Kims anställda som dyker upp hos kund. Kunderna får olika svar, beroende på vem i företaget man pratar med.
Leveranssäkerheten brister.
Plötsligt finner Kim att den mesta tiden går åt att prata med missnöjda kunder i telefonen, eller vara ringdomare vid konflikter mellan de anställda.
Det står alltid någon i dörröppningen till Kims kontor och vill något, undrar något, är upprörd eller ledsen.
Det är inte längre roligt.
Tiden bara försvinner och Kim får inget av det som är viktigt gjort.
Plötsligt, blir en anställd sjukskriven.
Den person som varit anställd längst, som vet allt om företaget och har full koll.
Nu, ligger personen på sjukhus och får inte störas.
All viktig information finns i en säng på en infektionsavdelning!
Plötsligt oroar sig Kim för hur problemen på bolaget ska lösas, samtidigt som den anställdes fru ringer och gråter och vill ha stöd.

Kaos utbryter. Alla tror att någon gör det som behövs, men ingen gör det som ska göras, för att någon tror att alla redan har tagit sitt ansvar.
Två kunder säger upp sina avtal.
Dessa kunder har gjort leverantörsbedömningar på alla sina leverantörer och anser inte att Kims företag håller måttet på de kundkrav som finns.
Kim är tvungen att säga upp två personer och den nedgående spiralen är ett faktum.

Som grädde på moset, kommer Arbetsmiljöverket och hälsar på. Hur mår de anställda egentligen?
De har fått ett samtal om att det är ganska kaotiskt.
Kim sitter på sitt rum och undrar, vad var det som hände?
Energin är slut.
När Kim släpar sig hem på kvällen och sjunker ner i soffan och bara vill sova, sätter sig en av Kims barn bredvid Kim i soffan och säger "du är ingen bra förälder längre. du har missat fem av mina fotbollsträningar nu".
Kims partner sätter sig på andra sidan och konstaterar "du skulle ha varit på utvecklingssamtal med lillasyster i morse, hur kunde du glömma det?"
Det som började som en bra idé och ett roligt jobb, är inte längre roligt.
Det är bara kaotiskt och Kim vet inte hur tiden ska räcka till allt och alla. Det börjar bli svårt att andas.

Det är då i det läget, som någon får Kim att ringa oss på FOKA Kvalitet.
För, vi kan lösa problemen tillsammans med Kim.

Det ultimata, hade varit att Kim ringt oss när den 6:e personen anställdes. När Kim fortfarande har koll och kontroll.
Innan han har tappat greppet.

För, när ett företag är litet, behövs nästan ingen dokumentation. Strukturen finns automatisk för att alla jobbar nära och den interna informationen går snabbt och smidigt.
Det går att ha rutiner och processer i huvudet eller möjligtvis på ett par postitlappar.
Men, när företaget växer, ökar vikten av dokumentation, rutiner, strukturer och processkontroll.
Det behövs policys för vad som gäller på företaget.
Det behövs kontroll på arbetsmiljön.

När man går ifrån att vara entreprenör till att bli chef, behöver man stöd i det.
Det är inget som kommer automatiskt, trots att många tror det.

Det går inte att sköta ett företag med fler än 9-10 anställda på ren energi och entusiasm.
Då bränner man ut sig.
Kuggarna går varma och motorn måste hela tiden gå på full effekt.
Förr eller senare, ramlar en kugge bort och hela maskineriet slits på ett osunt sätt.

Det bästa är om man förstår att möjligheten att växa, hänger på att man tänker långsiktigt och tar hjälp till sådant man själv inte hinner med, eller klarar av.

När man känner att man inte har tid att stanna upp och titta över sina brister, är det livsnödvändigt att man gör precis det!
Det går ganska fort och det blir inte speciellt dyrt om man jämför vad kostnaden blir om man inte gör något.
När man som entreprenör, eller chef i vilket företag som helst för den delen, känner att allt bara rinner ur händerna, när dygnets timmar aldrig räcker till, när man bara trampar vatten och inte blir riktigt klar med något.
När allt blir halvfärdigt och halvbra, då är det dags att ta sig en titt över hur organisationen och företaget fungerar.
Det går att köra på enbart energi och entusiasm ett tag, men i längden sätter man både jobb, hälsa och familj på spel.
Risken finns, att man finner sig både frånskild och arbetslös innan man vet ordet av.
Och det är väl onödigt, när man med ganska snabba och lätta medel i stället kan vara en framgångsrik entreprenör med ett blomstrande äktenskap!

Varför chansa?

Spara pengar genom att tänka långsiktigt!

Det forskas en massa om arbetsmiljö.
Det pratas en massa om arbetsmiljö.
Många stångar sina pannor blodiga för att öka kunskapen om arbetsmiljö.
Men det händer väldigt lite på arbetsmiljöfronten på många företag.

Vi som jobbar med arbetsmiljö är rätt överens om att det inte ligger speciellt högt upp på dagordningen hos de flesta chefer.
Det mesta andra förändringar, förbättringar eller strategier går att motivera, när man pratar med företagsledare.
Men inte arbetsmiljön. Där är intresset och kunskapen låg.
Varför är det så?
Vi har några teorier om vad det kan beror på. Mer exakt fyra stycken. :-)

Ibland undrar vi om det är på grund av att det finns en lag, som tydligt berättar att det är chefens skyldighet att bedriva ett arbetsmiljöarbete.
"din skyldighet" blir ett stort hinder. Man gör inget för att man är tvungen till det, om man inte ser syftet.

En annan orsak kan vara att arbetsmiljöarbete är långsiktigt. Det känns dyrt, när man inte ser effekten direkt.

Det kan också vara så att många är rädda för att behöva ta ansvar. Man är så rädd för att misslyckas, att man gör ingenting, för då kan man inte anklagas för att ha gjort fel.
Men, hur fel kan det bli att bry sig om sin personal? Hur fel kan det bli att bry sig om sina kollegor?
Hur fel kan det bli att bry sig om hur ens chef mår?
Att göra lite, måste vara bättre än att göra ingenting.

Många är också rädda att ta i det problem som kan dyka upp och bli tydliga att man hellre bara låter det vara.
Droger, alkohol, mobbning, kränkningar. Det är läskiga saker som man inte ens vill ta i.
OM man har ett systematiskt arbete och faktiskt hittar problemen, så måste man ju åtgärda dem. Ta i dem.
Ha det där samtalet med sin medarbetare. "hur mycket dricker du egentligen?"

Varför anser vi att man ska bedriva ett arbetsmiljöarbete då?
Jo, i dagens samhälle, där tid är en bristvara, där vi stressar alltmer och ska vara så effektiva det bara går, så borde arbetsmiljö vara ett högaktuellt ämne!
Man spar ju faktiskt pengar långsiktigt! Det kanske inte syns i årets budget, men nästa år!
Man blir en populär arbetsgivare, där personalen trivs och blir kvar.
Och pratar gott om sin arbetsplats!
Vad kostar det, när en anställd inte mår bra och slutar? Och någon ny ska rekryteras och läras upp?
Eller om dom blir kvar, men mår dåligt och inte utför alla sina uppgifter?

Nu när det är brist på lokaler i Stockholm och det är dyrt att hyra, är det vanligt att spara pengar på lokaler genom att slå ut väggar och gör stora öppna kontorslandskap.
Man får in fler personer, på samma yta.
Man utgår ifrån att där trivs alla. Det blir lättare för chefen att få överblick. Man blir flexibel.
(Detta finns det också forskning på.)
Men, alla inte trivs inte denna miljö.
Många gör, men inte alla.
Och utan att ha gjort en riskbedömning på denna förändring så spar man pengar på att fler personer får plats på mindre yta -men man missar att de personer som inte trivs, inte längre levererar på den nivå dom gjorde tidigare.
De som hela tiden blir störda. De som inte känner att dom har en plats. De som inte jobbar bäst i stora öppna miljöer.
Plötsligt försvinner de pengar man sparat in på lokalen genom att effektiviteten sjunker och sjukfrånvaron ökar.

Vi är inte emot öppna miljöer och flexikontor, men man måste vara medveten om att det inte passar alla!
Det ultimata borde vara att det finns alternativ även i detta.
Många tycker att de är mest effektiva när dom jobbar hemma, medan andra inte får ett dugg gjort då.
Allt ovan är arbetsmiljö.
Man kan spara oerhört mycket pengar på sjukfrånvaro, konflikter och effektivitetstapp, genom att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete.

Sen förstår vi, att den chef som får höra att den måste bedriva ett arbetsmiljöarbete tänker:  "näe, inte ännu mer arbetsuppgifter! Inga mer papper jag ska läsa och listor jag ska bocka av. Jag gör inget som inte ger effekt direkt, för jag har inte tid!"

Men, då kan man välja att ta in hjälp, vilket man gör med mycket annat man som chef inte klarar av eller hinner med.
Tex IT, Ekonomi, Lås och larm.
Varför inte unna sig hjälp med arbetsmiljön?
Ingen tycker att en chef är inkompetent som tar hjälp på de områden den inte klarar av eller hinner med själv.
Det är bara smart, tidsbesparande och kostnadsbesparande i det långa loppet!

Är det inte dags att sluta se allt kortsiktigt och tänka lite framåt och faktiskt spara pengar i långa loppet?

Om du vaknar varje dag och tänker "hur ska jag hinna"....

"Om du inte har tid att göra det rätt från början, vad får dig att tro att du har tid att göra det två gånger?"

Den meningen är en av de meningar vi på FOKA tjatar om mest.
För det är det dilemmat många idag sitter i. Vi lever i ett land med mängder av resurser men det vi saknar mest är tid.
Vi har inte tid.
Vi hinner inte.
"Ja, vi borde, men vi hinner inte".

Så vad är tid? Vem är det som snor våra 24 timmar per dygn?
Vart tar dom vägen?
Många pratar om att prioritera, vilket är helt rätt. Men, om man inte vet vad det är man ska prioritera så blir det svårt.
Hur ska man göra då?
Jo, genom att sätta klara och tydliga strukturer, så blir det tydligt vad man gör, när och varför.
Och inte minst -vem gör?
Det kan kännas som tungt och tråkigt att sätta strukturer.
Vem vill ha en vardag som styrs av policys, regler och rutiner?
Vem kan vara kreativ i en sådan miljö?
Vårt svar på det är: Alla!

Man blir mer kreativ i en strukturerad miljö.
Av den enkla anledningen, att när man vet vad man gör, när man gör det man gör och vem som gör vad, då kan man ifrågasätta det!
Varför gör vi såhär när vi kan göra på ett annat eller bättre sätt?
Processer som inte är definierade och dokumenterade är oerhört svåra att förbättra.
När dom "bara finns". I huvudet på någon eller som det så fint heter "i väggarna".
I bästa fall på ett tiotal postitlappar på någons skrivbord.
Då försvinner tid, någonstans där ingen vet vart den tar vägen. Man bara stressar.

Ett exempel: Om man aldrig hört talas om fotboll, aldrig sett en match, aldrig hållit i en fotboll eller hört talas om att det finns regler.
Hur kan man då förbättra och utveckla sporten? Då anar och antar man bara hur det går till!
Men om man har klara strukturer, rutiner och beskrivningar på hur fotboll går till, då kan man ifrågasätta det och utveckla det!
OM man då väljer att spela det på ett helt annat sätt, kan det bli handboll, knäboll eller vem vet, snöboll, kanske?
En helt ny sport!
En helt ny kundgrupp!
En helt ny marknad!
Något helt nytt.

Genom att sätta strukturer, så att man vet vad det är man gör, när och vem som är ansvarig, frigör man tid.
Man dubbeljobbar inte, man behöver inte kompensera för något som inte blev gjort eller en kund som är missnöjd.
Man överlevererar inte, utan kunden får precis det den vill ha, till rätt pris och i rätt tid.
Man sparar energi.

Så, känner du att det aldrig finns tid till att tänka framåt, till att vara kreativa, flexibla och alternativa?
Då behöver du tillföra struktur.

Om du vaknar varje dag och tänker "hur ska jag och vi hinna" -då bör du kontakta Foka Kvalitet!

Har du en Batmandräkt i garderoben?

Jag pratade med en 8årig kille häromdagen.
Han var rätt irriterad på två kompisar som är några år yngre.
"Dom ljuger" tyckte han.
"om vad?" undrade jag.
Jo, det var nämligen så att den som är fyra år, påstod att han VAR Batman. Och det är han ju inte, konstaterade 8 åringen surt.
Och 5 åringen, påstod minsann att han kunde simma och det visste ju 8 åringen att han inte kunde!

Jag försökte förklara att dom inte direkt ljuger i den ålder. Möjligen fantiserar dom, men mest är det så att när man i den åldern leker Batman, så ÄR man Batman. Man tror att man är den figur man gestaltar.
Och när man är fem år, då är man helt övertygad om att man kan allt.
Till och med simma, även om man knappt sett vatten.
Cykla kan man också och det kan till och med vara så att man i den åldern är helt övertygad om att man kan flyga!

"sen växer man ifrån det" konstaterade jag. "I en viss ålder kommer man ner på jorden och vet att man inte kan allt."
Sen slog det mig att det ju är oerhört sorgligt när man tänker efter.
De flesta vuxna människor kommer fram till att det finns en massa som vi inte kan.

Det är till och med det första som slår många, när det kommer till något man inte gjort förut eller inte vet så mycket om.
"Jag kan inte"
Tänk om man behöll den där kaxiga och självsäkra förvissningen som 5 åringar har!
"Jag kan". Allt!
När övergår barnens "jag kan" till den vuxnes "jag kan inte" ?
Och vilket ansvar har vi vuxna till att behålla barnens "jag kan"?
Visst, ibland behöver man ju hejda det lilla barnet som tror att den kan simma, men är vi kanske för snabba med att hejda barnen och säga just "nej det kan du inte"?

Och tänk, om man var Batman, lite oftare! Eller Batwoman!
När man ska hålla det där föredraget, eller presentationen.
Man behöver ju inte ha själva Batman dräkten, det skulle kanske bli lite pinsamt, men man kanske har någon annan dräkt som får en att känna sig som Batman!

Vi kanske har en hel del att lära oss, av barnen!