Personen med idén blir entreprenör och drar igång verksamheten på ren vilja, energi och entusiasm. Och det går bra!
Företaget växer.
Det går att anställa en person och efter ett tag ännu en. Ägaren till bolaget går ifrån att bara vara entreprenör till att bli chef.
Uppdragen rullar in och plötsligt går dagarna till att vara i leverans och kvällarna till att sköta bokföringen.
Företagaren, som vi kallar Kim, blir lite stressad. Energin räcker inte riktigt till.
Efter ett tag säger familjen ifrån och bokföringshjälp köps in. Nu får Kim tillbaks energi och gasar på.
Två personer till anställs.
Kim har det mesta i huvudet. Kunduppgifter, avtal och överenskommelser.
Hur man ska lösa uppkomna problem och hur man bäst utför arbetsuppgifterna.
Kim är inblandad i alla delar i företaget. Kim delegerar till de anställda, men håller ändå koll så att allt blir gjort och gör det bättre själv om så behövs.
Kim träffar de fyra anställda varje dag. Det är mycket att göra men vid eftermiddagsfikat träffas alla en stund och det går att informera varandra och ta snabba beslut.
Efter ytterligare ett år har Kim 9 anställda.
Och det är då händer det något magiskt.
Kim har inte längre kontroll.
Revisorn klagar på att alla kvitton inte är med i bokföringen, vissa fakturor är inte attesterade och flera kunder är sena med betalningarna.
Det går inte längre att alla träffas över eftermiddagsfikat. Någon är alltid frånvarande och information som Kim ger, når inte alla.
Missförstånd uppstår varje dag. Personalen blir oense om hur saker ska utföras och lösas.
Kim lägger flera veckor på att planera sommarens semester och ha diskussioner med de i personalen som inte är nöjda.
Fler hävdar att det är orättvist, för att flera i personalen får samma veckor som året innan.
Kim mins inte hur året innan löstes, men känner att det läggs alltför mycket tid på diskussionerna när fokus borde ligga på att stötta den nyanställda säljaren.
Tillslut ryter Kim ifrån. Acceptera semesterplaneringen eller sök jobb någon annanstans!
"Det är väl ett evigt gnällande" tänker Kim.
Så kommer kundklagomålen.
Kvaliteten har gått ner. Kunderna får inte den service de är vana vid, saker görs på olika sätt beroende på vilken av Kims anställda som dyker upp hos kund. Kunderna får olika svar, beroende på vem i företaget man pratar med.
Leveranssäkerheten brister.
Plötsligt finner Kim att den mesta tiden går åt att prata med missnöjda kunder i telefonen, eller vara ringdomare vid konflikter mellan de anställda.
Det står alltid någon i dörröppningen till Kims kontor och vill något, undrar något, är upprörd eller ledsen.
Det är inte längre roligt.
Tiden bara försvinner och Kim får inget av det som är viktigt gjort.
Plötsligt, blir en anställd sjukskriven.
Den person som varit anställd längst, som vet allt om företaget och har full koll.
Nu, ligger personen på sjukhus och får inte störas.
All viktig information finns i en säng på en infektionsavdelning!
Plötsligt oroar sig Kim för hur problemen på bolaget ska lösas, samtidigt som den anställdes fru ringer och gråter och vill ha stöd.
Kaos utbryter. Alla tror att någon gör det som behövs, men ingen gör det som ska göras, för att någon tror att alla redan har tagit sitt ansvar.
Två kunder säger upp sina avtal.
Dessa kunder har gjort leverantörsbedömningar på alla sina leverantörer och anser inte att Kims företag håller måttet på de kundkrav som finns.
Kim är tvungen att säga upp två personer och den nedgående spiralen är ett faktum.
Som grädde på moset, kommer Arbetsmiljöverket och hälsar på. Hur mår de anställda egentligen?
De har fått ett samtal om att det är ganska kaotiskt.
Kim sitter på sitt rum och undrar, vad var det som hände?
Energin är slut.
När Kim släpar sig hem på kvällen och sjunker ner i soffan och bara vill sova, sätter sig en av Kims barn bredvid Kim i soffan och säger "du är ingen bra förälder längre. du har missat fem av mina fotbollsträningar nu".
Kims partner sätter sig på andra sidan och konstaterar "du skulle ha varit på utvecklingssamtal med lillasyster i morse, hur kunde du glömma det?"
Det som började som en bra idé och ett roligt jobb, är inte längre roligt.
Det är bara kaotiskt och Kim vet inte hur tiden ska räcka till allt och alla. Det börjar bli svårt att andas.
Det är då i det läget, som någon får Kim att ringa oss på FOKA Kvalitet.
För, vi kan lösa problemen tillsammans med Kim.
Det ultimata, hade varit att Kim ringt oss när den 6:e personen anställdes. När Kim fortfarande har koll och kontroll.
Innan han har tappat greppet.
För, när ett företag är litet, behövs nästan ingen dokumentation. Strukturen finns automatisk för att alla jobbar nära och den interna informationen går snabbt och smidigt.
Det går att ha rutiner och processer i huvudet eller möjligtvis på ett par postitlappar.
Men, när företaget växer, ökar vikten av dokumentation, rutiner, strukturer och processkontroll.
Det behövs policys för vad som gäller på företaget.
Det behövs kontroll på arbetsmiljön.
När man går ifrån att vara entreprenör till att bli chef, behöver man stöd i det.
Det är inget som kommer automatiskt, trots att många tror det.
Det går inte att sköta ett företag med fler än 9-10 anställda på ren energi och entusiasm.
Då bränner man ut sig.
Kuggarna går varma och motorn måste hela tiden gå på full effekt.
Förr eller senare, ramlar en kugge bort och hela maskineriet slits på ett osunt sätt.
När man känner att man inte har tid att stanna upp och titta över sina brister, är det livsnödvändigt att man gör precis det!
Det går ganska fort och det blir inte speciellt dyrt om man jämför vad kostnaden blir om man inte gör något.
När man som entreprenör, eller chef i vilket företag som helst för den delen, känner att allt bara rinner ur händerna, när dygnets timmar aldrig räcker till, när man bara trampar vatten och inte blir riktigt klar med något.
När allt blir halvfärdigt och halvbra, då är det dags att ta sig en titt över hur organisationen och företaget fungerar.
Det går att köra på enbart energi och entusiasm ett tag, men i längden sätter man både jobb, hälsa och familj på spel.
Risken finns, att man finner sig både frånskild och arbetslös innan man vet ordet av.
Och det är väl onödigt, när man med ganska snabba och lätta medel i stället kan vara en framgångsrik entreprenör med ett blomstrande äktenskap!
Varför chansa?
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar