Varför finns informella ledare?

När vi drar igång ett ISO projekt, lägger vi stor vikt vid organisationsschemat och befattningsbeskrivningarna.
I Standarden beskrivs kravet så här "Högsta ledningen ska säkerställa att ansvar och befogenheter är definierade och kommunicerade inom organisationen".
Hur man gör det är ju lite olika och även externa revisorer lägger olika vikt vid hur det är beskrivet.
Men, vi anser att det är oerhört viktigt.

På de flesta ställen, där vi jobbar, även i det fall där en ISO certifiering inte är en önskan, utan kunden bara vill få bättre ordning och mindre konflikter, så ser vi samma röda tråd.
Det som ställer till det i de flesta fall beror nästan alltid på en otydlig ledning, otydlig delegering och dålig kommunikation.
I vissa fall vill inte VD vara VD, eller så är den personen oerhört konflikträdd. Man tror att man löser problem genom att undvika dem och inte ta i konflikter.
Man tror att man kommunicerar, men det visar sig att man endast informerar. Man tar hand om symptomen men letar inte fram grundorsaken.

Det upptäcker vi även vid de fall där företaget är ISO certifierat, men inte tycker att systemet fungerar.
Då har ledningen inte tagit sitt ansvar och vågat leda eller utsett tydliga ledare.

Eller, så sitter det en mellanchef i kläm, som fått sitt chefskap på grund av sin kompetens inom sitt arbetsområde, med en klapp på axeln och ett glatt "lycka till".
Bara för att man är kompetent på sitt område, innebär inte det att man per automatik vet hur man leder en grupp människor.
Kanske till och med de som dagen innan var kollegor. Nu ska personen vara chef över dem.
Det minsta man kan begära, när en person klättrar uppåt och får ansvar över andra människor är att den personer får någon form av utbildning i ledarskap.


Det är nämligen inte helt lätt att vara chef och ledare.
Alla är inte lämpade, men alla kan lära sig. Om inte annat, hur man inte ska göra! :-)

Om man har klart definierat ansvar och befogenheter så underlättar det.
För, har man inte klart vem det är som är chef och som ska leda arbetet, då dyker det alltid upp informella ledare.
Personer som tycker att ledaren inte gör det den ska, eller att det helt enkelt inte finns någon tydlig ledare.
Ibland säger personer i ledningsnivå "ja, men då är det väl bra, att någon tar ansvar och ledningen, även om det är informellt?"
Vi ser ett problem med det.
En informell ledare, kanske inte alls har klart för sig vad ägarna till bolaget vill, eller styrelsen eller ens VD:n.
Är man en utsedd ledare, men klar delegering, då sitter man oftast med i ledningsgruppen, man har förhoppningsvis en kommunikation med VD, som i sin tur har fått ett styrelsedirektiv.
En informell ledare tar sig friheten att leda och bestämma, men det blir helt efter egen agenda.
Och den personen ser troligen till sitt eget bästa och i bästa fall till gruppens eller avdelningens bästa.
Men det är inte alls säkert att det är det som är bolagets bästa!
Vi bruka säga till de VD:er eller andra chefer vi träffar att det är bättre att man utser den ledare man vill ha och man tycker är lämplig, än att någon tar sig friheten att bestämma.
Det blir sällan bra.

När man inför ISO har standarden även ett krav på att det ska finnas en utsedd person som ska ansvara för systemet och dess funktionalitet.
Den personen heter Ledningens representant. Vi anser att den personen ska vara så högt upp i organisationen som det bara går.
För, har Ledningens representant inga befogenheter, då blir det ett mycket tandlöst system.
Ledningens representant ska jobba tillsammans med internrevisorn för att utvärdera processer, rutiner och avvikelser, men har man inte befogenheter att åtgärda, förbättra och förebygga, då är ISO certifikatet bara en kostnad.

Så vårt tips är: Ha ett organisationsschema med en tydlighet i vem som ska rapportera till vem. Ha tydliga befattningsbeskrivningar som innehåller ansvar, befogenheter och förväntningar. 
Ha gärna ett chefskontrakt så att mellanchefer och VD: vet vad som förväntas av varandra.
Detta gör att kommunikationen blir bättre och det är lättare att delegera. VD: får oerhört mycket tid över.

Våga vara tydlig i ditt chefskap!

Är det inte dags att vi vänder skutan nu? Och går ifrån billigt till kvalitet och långsiktighet??

Det har varit mycket prat om skolan senaste tiden.
Kvaliteten på den utbildning våra barn får och PISA rapporten.
Under en period hade även Aftonbladet fokus på hur snuskiga våra skolor är genom serien "skolsnusket".
Igår träffade vi på en person som driver en städfirma och han konstaterade att han troligen kommer att avveckla.
För, det är nästan omöjligt att driva städbolag idag, i all fall som litet bolag.
Av den enkla anledningen att man idag inte kan konkurrera med service och kvalitet, utan allt hänger på pris.
Och endast pris.
Det ska vara billigt. Alla upphandlingar har det som sitt skallkrav. Billigast.

I vår värld blir det här väldigt konstig, att pris ska få avgöra allt. För det är ju ganska logiskt, att billigast omöjligt kan vara bäst. Eller hålla bäst kvalitet.
Det går inte!

Varför skolresultaten har droppat, kan man ju diskutera, men det vi vill belysa är den fysiska miljön som eleverna befinner sig i.
Det så kallade skolsnusket.
För, hur man än ser på det så påverkar miljön eleverna oerhört! Det handlar om deras arbetsmiljö!
Där dom ska kunna tänka, leverera och ta in ny information.
Det är oerhört svårt att göra det, om luften är dålig, om det är smutsigt och man inte vill gå på toaletten under en hel skoldag.
Så får det bara inte vara!
Sen kan man ju tycka, att det är ju eleverna själva som skräpar ner och det ligger det ju något i, men om man köper in minimalt med städning, så gör det inte saken bättre.
Ofta handlar det om, anser vi, att de som sitter och gör upphandlingarna inte har en aning om hur städning går till. Vilket hantverk det är.
Så dom kan inte uppskatta om den offert som kommer in är rimlig eller inte.

En av oss på FOKA har jobbat inom städbranschen under många år.
När det begav sig, ingick städningen i lokalhyran i skolor och förskolor. Det kanske var överdrivet, men rent, det var det!
Det blev också så, när skola/ förskolan hade sin egen eller sina egna städerskor som kom varje dag, då blev dessa en del av verksamheten.
Städerskorna rörde sig bland elever som en eller flera vuxna.
Det byggdes förtroende och respekt för det jobb som städningen var.
Genom att befinna sig I verksamheten kunde man direkt säga till killen som spottade snus eller tjejen som inte slängde skräpet där det skulle vara.
Dessa vuxna fanns också som ögon och öron vid mobbning eller konflikter elever emellan.
Men visst, det var en dyr verksamhet. Så visst förstår vi att man konkurrensutsatte verksamheten och köpte in städning utifrån, men varför gå till ytterligheter?

Hur kunde man tro att kvaliteten på städningen skulle bli den samma för en tredjedel av priset?
Det har vi också varit med om
Där ett stort bolag gick ifrån att han 20 egna städerskor, till att köpa in extern städning till ett underbart bra pris.
De 20 heltiderna reducerades till 9 externa städerskor. Som slet som djur. Hann inte äta och hann inte gå på toaletten på hela dagarna.
Om det blev rent? Nej, det blev det inte.
Man reducerade städningen ifrån 160timmar/ vecka till 72 timmar och sen blev man förvånad över att städningen inte var tillfredsställande!
Wow!
Om man hade velat sänka städkostnaden, hade man kunnat titta över den organisation man hade. Effektiviserat den, effektiviserat processer, tittat över rutiner och strukturer och samtidigt behålla kvaliteten.
För man måste börja där.
Vad ÄR kvalitet? För mig och för oss.
OM vi vill att toaletterna ska vara städade och fina, då kan man inte köpa in städning en gång i veckan.
Då måste det till tre gånger, minst.
Man får det man betalar för.
För det är såhär.

Du får välja två av dessa tre faktorer. Vilka två väljer du när du beställer/upphandlar utvecklingsprojekt?

• Väljer du snabbt och billigt, blir det inte bra kvalitet.
• Väljer du snabbt och bra, blir det inte notan billig.
• Väljer du billigt och bra, blir det inte snabbt levererat.

Den faktor du väljer att avstå blir din leverantörs spelpjäs. Det kort du ger din leverantör att spela med. För inte är du väl åpen nog (girig/självisk) genom att begära samtliga tre faktorer av din leverantör?
- See more at: http://www.oppnaaffarer.se/snabbt-billigt-bra-valj-tva-av-tre/#sthash.QY3EfOuQ.dpuf

Du får välja två av dessa tre faktorer. Vilka två väljer du när du beställer/upphandlar utvecklingsprojekt?

• Väljer du snabbt och billigt, blir det inte bra kvalitet.
• Väljer du snabbt och bra, blir det inte notan billig.
• Väljer du billigt och bra, blir det inte snabbt levererat.

Den faktor du väljer att avstå blir din leverantörs spelpjäs. Det kort du ger din leverantör att spela med. För inte är du väl åpen nog (girig/självisk) genom att begära samtliga tre faktorer av din leverantör?
- See more at: http://www.oppnaaffarer.se/snabbt-billigt-bra-valj-tva-av-tre/#sthash.QY3EfOuQ.dpuf

Du kan få det bra och snabbt, men då blir det inte billigt.
Du kan också få det snabbt och billigt, men då blir det inte bra.
Du kan t.o.m. få det bra och billigt, men då kommer det definitivt inte att gå snabbt.

Är det inte dags att vi vänder skutan nu? Och går ifrån billigt till kvalitet och långsiktighet??

Vågar du fråga?

Alla känner vi igen känslan, av att vi blir ledsna, besvikna eller skitförbannade när saker inte går som vi tänkt.

Eller om folk inte reagerar eller agerar som vi önskar eller förväntar oss.
Så är ju livet, liksom.
Men, ibland behöver man reflektera över sina egna reaktioner. Mer än vad vi reflekterar över andras reaktioner eller utebliven sådan.
Att stanna upp och tänka varför.
Varför reagerade jag som jag gjorde?
Varför var det här så viktigt för mig?

Den frågan kan man behöva köra ett par vändor för att hitta vad som orsakade ens reaktion.
Ofta är det just det en coach gör.
Ställer frågan.
Varför är det så viktigt för dig? Varför är det så viktigt? Varför är det så viktigt? Varför är det så viktigt för dig?
Den frågan bör man ställa sig själv, ganska ofta.
Varför ÄR det här så viktigt för mig? Det kanske visar sig att det inte är det, alls. Och varför är man då ledsen?
Eller, så kan det bero på något man inte ens själv förstår?

 Vi vet, det låter snurrigt, men det kan ge rätt oväntade svar.
Tex. Man förväntar sig att få en viss uppskattning, från en anhörig, från sin kollega, partner eller chef.
Och så uteblir den.
Vad händer då? Och varför? Om man vet det så kan det vara enklare att förklara för den man behöver uppskattningen ifrån, varför det är viktigt.
Troligen förstår inte den andra partnern ens att förväntningen finns och absolut inte varför det är viktigt!
Fortfarande luddigt?
Säg såhär:
Man kanske önskar sig blommor på alla hjärtans dag av sin partner? Förhoppningsvis har man berättat att man vill ha det.
Alla funkar dessvärre inte så att de förstår att det kan vara en god idé, utan att få lite input om det i förväg! ;-)
Om det verkligen är en önskan, har man större chans att få den uppfylld om man berättar att man vill bli uppvaktad.
Med lite tur, kommer diskussionen upp redan där, om varför det är så viktigt.
Men ponera att det inte gör det.
Dagen kommer och blommorna uteblir. Man blir besviken och ledsen och kanske kallar partner något mindre snällt..
Men, då kan det vara en idé att tänka till.
Varför är det så viktigt för mig, att jag får blommorna? (eller uppskattningen, delegeringen, löneförhöjningen, höra att man är fin eller vad den än må vara.)
Varför är det så viktigt för MIG?
Svaret kan bli "för att alla andra får". Och då kan det vara läge att fundera på det.
Varför är det viktigt att jag får de alla andra får? Hur får det mig att känna om jag inte får det?
Eller, det är viktigt för att då känner jag mig älskad? Så varför är det viktigt för mig?
Om inte annat kan det göra att det är lättare att förklara, för den man förväntar sig något av, varför det är viktigt och hur stor betydelse det är.
Den partner som vet, att den där lilla blombuketten kan betyda att den som får den, känner sig älskad, eller känner sig oälskad om den inte kommer, den partner kommer naturligtvis att försöka tillgodose det behov den vet finns!
Sen kan det även bli så, att om man tar sig en funderar på varför det är så viktigt för mig att få uppskattning av en viss person, säg en chef eller ens partner, så kanske det utkristalliseras att det inte är det, egentligen.
Man kanske vet att den uppskattningen aldrig kommer att komma.
Är det värt att fastna i det?
Om man bottnar i den känslan, "varför ÄR det så viktigt för mig att få cred från just den här personen?" så kanske man kommer fram till att det faktiskt inte är viktigt.
Det kan bara vara ett hjärnspöke och credden man behöver, den går att få någon annanstans.
Kanske tom inuti mig själv?

För det viktigaste för en själv, när man tänker efter, kanske är att man själv vet vad man kan och vad man åstadkommit och är värd?
Om man går till botten med den besvikelse eller frustration man har om den uppskattning man vet aldrig kommer att komma, då vet man också varför det är så viktigt.
Och då kan man välja, att konfrontera den personen för att få till en förändring, om det visar sig vara så pass viktigt, eller bara konstatera att det inte är viktigt egentligen, och då är det bara bortkastad energi att fastna i det.
Då kan man gå vidare.
Men frågan återstår. Vågar du fråga dig själv, varför är det så viktigt?
För den frågan, kräver mod.
Är du modig?

The Raw man och vem är han egentligen?

I fredagsmorse, såg vi en "debatt" på TV4.
En man som heter Anders Erikson pratade om de kurser han deltar i som heter "The Raw Man".
De menar att det behövs kurser numer, för att ta fram den riktiga mannen.
Han som nu tydligen gått förlorad, den maskulina mannen, för att män blir förtryckta och kvinnan bestämmer allt.
Enligt dem som håller i kursen "The Raw Man" behöver en man vara maskulin och en kvinna feminin för att en relation ska fungera... I stora drag.
Artikeln om detta ämne går att läsa på DN och heter "På spaning efter den inre mannen".
Med i debatten fanns även Annika R Malmberg, som har lite mer samma syn som oss på detta om manligt och kvinnligt.

För, såhär tänker vi:

Visst, det finns manligt och kvinnligt, det finns feminint och maskulint.
Men, vi pratar inte om feministiskt eller patriarkalt...
Vi pratar om Humanism. Vi pratar om människan. Inte kön.
Vi pratar om hur man kommunicerar och beter sig i sitt språkmönster och beteendemönster.
Och det vare sig man är man eller kvinna.
Hur vi kommunicerar och påverkar varandra, beror på vilka språkmönster och beteendemönster vi har.
Vilka vi är och hur vi upplever relationer och andras kraft påverkas dessutom otroligt mycket av vad vi har med oss i bagaget. Inte alls lika mycket beroende på om man är man eller kvinna.

Det kan upplevas som att en part är "mer på" en den andra. Fixar, ordnar och bestämmer.
Det, hävdar vi beror på att man är "proaktiv", dvs man drivs framåt.
Är man dessutom väldigt "till" så tittar man inte så mycket på problem för man är på väg framåt till målet.

Lever man då med en partner som är "reaktiv", dvs skyndar långsamt och vill tänka efter, så gör denna temposkillnaden att man ofta befinner sig på olika ställen i en process och då har olika utmaningar.
Skulle det också vara så att en av parterna är "ifrån" dvs gör det mesta för att undvika problem eller kanske till och med väljer att inte göra något alls för att inte göra fel, då får man ännu fler utmaningar i relationen.

Detta är inte kvinnligt eller manligt. Det är mänskligt.

Det viktiga är att man ser till att förstå hur varandras sätt att kommunicera är och på vilket sätt man vill bli kommunicerad till. Vet man detta kan man överbrygga barriärerna och förstå varandra på riktigt.

Sen tycker vi att man har missat hela "stor och stark" temat.
Att man är stor och stark betyder inte att man är modig.
Att våga gå utanför sin "comfort zone", att våga visa vem man verkligen är för sin partner, att visa sig svag.
DET är mod!
Och är man modig och vågar säga ifrån, ifrågasätta, visa vad man vill och vem man är, då hittar man också sin riktning och styrka, just den som Anders Erikson pratar om.

Men den ska inte vara en avhängig av att någon annan är feminin och underdånig för då är den inte på riktigt,
utan bara teater och självbedrägeri. Då är det inte svårt att leka modig och stark.
Ditt mod och din styrka måste vara i relation till dig själv inte till andra för då definierar inte du dig själv.

Vi har träffat på oerhört många stora, starka män, som har stora problem med sin manlighet. Helt enkelt för att dom inte är modiga och vågar inte visa att dom kanske är osäkra eller rentav av rädda.
Och kvinnor som är modiga, som vågar ta kommando, vågar står för sina åsikter, utmana sig och andra, hon anses som manlig och ibland t.o.m. manhaftig.
Men, hon är sig själv!

För att få en relation att fungera, vare sig man är kvinna och man, man och man eller kvinna och kvinna, så krävs det kommunikation, öppenhet och mod!
För det är oerhört läskigt att öppna sig, visa vem man är, med både svagheter och styrkor, för då blir man sårbar.
Den stora risken är att man blir sårad.
Och för att våga öppna upp och släppa in, krävs det mod -Inte maskulinitet!

Hur vet man vad som förväntas?

Vi har nyss klivit in i ett nytt år. 2014
Det är ganska vanligt att man utvärderar det år som gått och tänker igenom vad som varit bra och kanske mindre bra.
Om man har sådant man velat göra annorlunda, är det en bra idé att verkligen tänka igenom, varför det blev som det blev.
Är man där man vill vara? Gör man det man vill göra?
Driver man företag, som vi gör hör det till planeringen, att vi utvärderar våra aktiviteter och mål.
Och analyserar om vi gör rätt saker.

Men, vare sig man driver företag eller inte, är det bra att göra lite "bokslut" över livet.
Det är inte alls dumt, att göra lite årsavslut på äktenskapet eller familjelivet i övrigt också.
Och då finns det frågor man bör ställa sig.

Vad vill vi? Vart vill vi? Vad vill vi inte?
Att jobba med tydliga ramar om vad som är ok eller inte. Tydliga förväntningar på varandra.
Vad behöver jag kunna förvänta mig? VAD förväntar jag mig?
Ibland vet man kanske inte ens det, förrän man tänker efter.
Vad är viktigt för mig? För oss och för företaget? (Äktenskapet)

Vilka mål ska vi jobba emot? Det är vanligt att man har mål för företagandet/ jobbet, men även de personliga målen bör definieras. 
Personlig utveckling behöver man ha lite koll på. Alla utvecklas på ett eller annat sätt, men för att inte halka efter och växa ifrån varandra, behöver man ha en plan.

När man jobbar i styrelser och ledningsgrupper har man planeringsmöten och styrelsemöten.
För att ha koll på vad man gör och varför.
Man lägger kort och långsiktig planering och har visioner och delmål.
Vi på FOKA anser att det även bör göras på privata planet.
Man behöver definiera det, tydligt, för att det inte bara ska bli en enda soppa.

Hur ofta sätter man sig med den man lever med och frågar det?
"Vad förväntar du dig av mig?"
"Vad har du för långsiktiga mål och hur kan jag hjälpa dig att nå dem?"
I företag jobbar man målstyrt hela tiden.
Man har en start, ett tydligt mål och sen återkopplar och reviderar man det.
Varför gör man inte det med privatlivet?

Det man vinner på att ha klara rutiner, tydliga strukturer och koll på förväntningarna är att man blir grymt tidseffektiv.
I den tid vi lever idag, när alla har bråttom, allt ska gå så fort, dygnet har för få timmar.
Har vi koll på vad som är viktigt?
För oss? För mig?
Eller springer vi bara?
Tror vi att förväntningarna är skyhöga? Ska vi försöka uppnå något som ingen ens har krävt?

Vad behöver du, för att bli den bästa du kan bli? Hur kan jag hjälpa dig i det? vad kan jag göra för dig?
Hur ofta ställer man den frågan till den man lever med?

Det kan kännas som att det blir väldigt sakligt och tråkigt att styra upp det så tydligt.
Men, vår erfarenhet är att när man väl gjort det, då får man tid att vara spontan och kärleken får möjlighet att blomma.
För alla i familjen.