När vi drar igång ett ISO projekt, lägger vi stor vikt vid organisationsschemat och befattningsbeskrivningarna.
I Standarden beskrivs kravet så här "Högsta ledningen ska säkerställa att ansvar och befogenheter är definierade och kommunicerade inom organisationen".
Hur man gör det är ju lite olika och även externa revisorer lägger olika vikt vid hur det är beskrivet.
Men, vi anser att det är oerhört viktigt.
På de flesta ställen, där vi jobbar, även i det fall där en ISO certifiering inte är en önskan, utan kunden bara vill få bättre ordning och mindre konflikter, så ser vi samma röda tråd.
Det som ställer till det i de flesta fall beror nästan alltid på en otydlig ledning, otydlig delegering och dålig kommunikation.
I vissa fall vill inte VD vara VD, eller så är den personen oerhört konflikträdd. Man tror att man löser problem genom att undvika dem och inte ta i konflikter.
Man tror att man kommunicerar, men det visar sig att man endast informerar. Man tar hand om symptomen men letar inte fram grundorsaken.
Det upptäcker vi även vid de fall där företaget är ISO certifierat, men inte tycker att systemet fungerar.
Då har ledningen inte tagit sitt ansvar och vågat leda eller utsett tydliga ledare.
Eller, så sitter det en mellanchef i kläm, som fått sitt chefskap på grund av sin kompetens inom sitt arbetsområde, med en klapp på axeln och ett glatt "lycka till".
Bara för att man är kompetent på sitt område, innebär inte det att man per automatik vet hur man leder en grupp människor.
Kanske till och med de som dagen innan var kollegor. Nu ska personen vara chef över dem.
Det minsta man kan begära, när en person klättrar uppåt och får ansvar över andra människor är att den personer får någon form av utbildning i ledarskap.
Det är nämligen inte helt lätt att vara chef och ledare.
Alla är inte lämpade, men alla kan lära sig. Om inte annat, hur man inte ska göra! :-)
Om man har klart definierat ansvar och befogenheter så underlättar det.
För, har man inte klart vem det är som är chef och som ska leda arbetet, då dyker det alltid upp informella ledare.
Personer som tycker att ledaren inte gör det den ska, eller att det helt enkelt inte finns någon tydlig ledare.
Ibland säger personer i ledningsnivå "ja, men då är det väl bra, att någon tar ansvar och ledningen, även om det är informellt?"
Vi ser ett problem med det.
En informell ledare, kanske inte alls har klart för sig vad ägarna till bolaget vill, eller styrelsen eller ens VD:n.
Är man en utsedd ledare, men klar delegering, då sitter man oftast med i ledningsgruppen, man har förhoppningsvis en kommunikation med VD, som i sin tur har fått ett styrelsedirektiv.
En informell ledare tar sig friheten att leda och bestämma, men det blir helt efter egen agenda.
Och den personen ser troligen till sitt eget bästa och i bästa fall till gruppens eller avdelningens bästa.
Men det är inte alls säkert att det är det som är bolagets bästa!
Vi bruka säga till de VD:er eller andra chefer vi träffar att det är bättre att man utser den ledare man vill ha och man tycker är lämplig, än att någon tar sig friheten att bestämma.
Det blir sällan bra.
När man inför ISO har standarden även ett krav på att det ska finnas en utsedd person som ska ansvara för systemet och dess funktionalitet.
Den personen heter Ledningens representant. Vi anser att den personen ska vara så högt upp i organisationen som det bara går.
För, har Ledningens representant inga befogenheter, då blir det ett mycket tandlöst system.
Ledningens representant ska jobba tillsammans med internrevisorn för att utvärdera processer, rutiner och avvikelser, men har man inte befogenheter att åtgärda, förbättra och förebygga, då är ISO certifikatet bara en kostnad.
Så vårt tips är: Ha ett organisationsschema med en tydlighet i vem som ska rapportera till vem. Ha tydliga befattningsbeskrivningar som innehåller ansvar, befogenheter och förväntningar.
Ha gärna ett chefskontrakt så att mellanchefer och VD: vet vad som förväntas av varandra.
Detta gör att kommunikationen blir bättre och det är lättare att delegera. VD: får oerhört mycket tid över.
Våga vara tydlig i ditt chefskap!
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar