Det är inte så många som utbrister "oj, så roligt" när vi berättar att det ska göras.
Och vi kan hålla med om att det låter tråkigt.
Men, när man får systematik i avvikelsehanteringen, då får man ordning och reda i en organisation och man spar pengar!
DET är en motivator om något att införa avvikelsehantering.
Dock, blir det alltid suckar och stön, när det ska införas.
Avvikelser har en negativ klang ifrån start. Något som avviker är ju inte bra.
Och det är en uppförsbacke när man påbörjar arbetet. Men, efter ett tag, blir det nerförsbacke och man börjar se effekterna.
Eftersom vi inte har robotar på alla funktioner i våra organisationer, så kommer det att ske misstag.
Det är mänskligt!
Oftast beror avvikelser på informationsbrist. Den som gav informationen kanske inte gjorde sig förstådd eller den som tog emot informationen kanske missförstod.
Eller, det kom ingen information alls. Och ibland, finns all information men ingen vet vem som ansvarar för den.
Det är det klassiska "alla, någon och ingen"
Alla fick informationen, någon borde ta i problemet och ingen gjorde...
Det kommer man ifrån genom att ha tydliga ansvarsfördelningar som är kommunicerade!
Hur gör man då, med dessa avvikelser?
Jo, det allra bästa är att jobba med förbättringsförslag, så att man slipper avvikelser!
Att ta så kallade observationer på allvar och tänka lite längre. Vad kan hända om vi inte lyssnar när en person kommer med ett förbättringsförslag?
Vad kan konsekvensen bli om vi struntar i observationen? Kan det i förlängningen ge en avvikelse?
Men, när det väl hänt något som avvikit ifrån det man har bestämt, enligt lagar, kundkrav, rutiner eller överenskommelser, då ska man inte bara lösa problemet och sen låta det falla i glömska.
Utan, när själva problemet är löst och en eventuell kund är kompenserad, bör man titta över vad som orsakade problemet och hur man ska säkerställa att det inte händer igen.
För, det man vet är att ett problem som bara släcks för stunden, det återkommer igen och igen och igen om man inte hittar ursprungsproblemet.
Man får ofta höra "men vi kan inte rapportera allt som inte går efter planerna?"
Och nej, det ska man inte heller.
Man ska rapportera det som ger eller kan ge stora konsekvenser.
Ekonomiska eller på annat sätt.
Och det ska vara faktabaserat. Inga hörsägen eller nåt man tror har hänt.
Och konstruktivt. Vad kan konsekvensen bli av att inte korrigera det som hänt?
Tex kan en liten avvikelse, som en olåst dörr, ge stora konsekvenser om något blir stulet och man inte får ut något på försäkringen.
Eller, upprepade små avvikelser, kan göra att en viktig kund, helt enkelt tröttnar och säger upp avtalet.
Så vad som är en avvikelse, är väldigt svårt att säga innan man ser vad som hänt, när och varför.
Vad blir det för skillnad i en organisation som har en avvikelsehantering mot en som inte har det?
Den stora fördelen är att man får kontroll på de stora processerna. Hur fungerar de? Behöver man göra förändringar för att slippa släcka bränder?
Finns det små saker, som gör att det blir irritation eller konflikter?
Om man vet, hur organisationen fungerar och inte behöver lägga tid på problem och kompenserande av dessa, så spar man tid. Och därmed spar man också pengar.
Man får även tid att jobba förebyggande.
Och, man blir aldrig överraskad om en kund ringer och klagar, för man har troligen redan upptäckt missen, åtgärdat den och korrigerat den.
Genom att alla jobbar med avvikelser, så ökar kommunikationen och förståelsen.
Ingenting behöver gömmas undan eller tystas ner, för alla är vana vid att konstatera att ett misstag begåtts och sen tagit hand om det.
En verksamhetschef som jobbar mycket och väldigt framgångsrikt med avvikelser sa till oss när vi pratade om att det kan upplevas som tungt att införa hanteringen som följer.
"Om det finns motstånd mot att införa avvikelse/tillbud och man skyller på tidsbrist, så är det en avvikelse i sig".
Och det är ett bra sätt att se på det!
Om du inte har tid att göra det ordentligt, vad får dig att tro att du ska ha tid att göra det två gånger??
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar